Migrar a Connect

Usa esta guía para pasar de KerkSPOT, ChurchSuite, WorshipTools Planning, Planning Center, ChurchTools, una hoja de cálculo u otro sistema de iglesia a SundayAssist Connect. Empieza por las personas y sus grupos; después prepara un próximo culto y las canciones y archivos que necesite el equipo.

Conserva una copia de los datos anteriores y acuerda cuál será el primer culto que gestionarás en SundayAssist. No se transfieren las invitaciones, respuestas, disponibilidad ni cuentas de acceso existentes. Indica al equipo qué sistema debe utilizar cuando todo esté preparado para el cambio.

Elige tu programa de origen

SundayAssist no ofrece una importación completa de organizaciones desde estos sistemas. La importación de personas prepara registros de miembros y pertenencias a grupos seleccionadas. No acepta la pertenencia por nadie ni concede acceso de voluntario, editor o administrador. Las invitaciones, la aceptación y las opciones de datos compartidos siguen siendo independientes. Importar canciones y calendarios son pasos distintos.

KerkSPOT

Pide al administrador una exportación de miembros con una persona por fila o prepara la plantilla CSV descargable de SundayAssist. La documentación pública de KerkSPOT describe informes de miembros y exportación de formularios guardados, pero no especifica un formato CSV de miembros ni sus columnas. Confirma la exportación real antes de contar con un campo concreto. KerkSPOT: gestión y KerkSPOT: formularios.

Elige KerkSPOT como origen en el importador y asigna las columnas. La elección identifica la procedencia de los registros; no es una conexión directa de cuenta ni un formato verificado de exportación KerkSPOT. Asocia un ID estable de persona o miembro si existe, además de nombres, correo, teléfono, dirección y grupos. Mantén el mismo Nombre del origen de importación e identificadores en futuras importaciones para reconocer a las personas ya importadas.

Revisa los correos familiares compartidos. Un correo de acceso identifica a una persona en Connect; si varios familiares usan uno, debes resolverlo manualmente. Un número de hogar no es un ID de persona. Las relaciones familiares, fechas de nacimiento, notas pastorales, historial de donaciones, mensajes, fotos, contenido web y permisos antiguos no pasan por este importador.

ChurchSuite

En ChurchSuite, abre Address Book → Contacts, aplica los filtros, selecciona los contactos y usa Download CSV. Elige los campos. ChurchSuite ofrece exportaciones aparte para menores y otros módulos; una exportación de grupos o eventos no es por sí sola una importación de personas de SundayAssist. ChurchSuite: informes personalizados y exportación.

Elige ChurchSuite como origen y asigna las columnas de contacto. Incluye un ID estable de persona cuando exista. Para trasladar grupos, prepara una columna con sus nombres en cada fila. Si los ID de menores y adultos se solapan, añade prefijos distintos y coherentes antes de combinar archivos. Resuelve los correos compartidos antes de importar. Los vínculos familiares, asistencia, donaciones, historial de eventos y permisos necesitan preparación aparte; no se reconstruyen desde el CSV de contactos.

WorshipTools Planning

Presenter, Planning y Charts de WorshipTools comparten contenido dentro de ese sistema. Para pasar a SundayAssist, sigue estos procesos. No hay migración directa entre cuentas ni importación nativa de archivos de culto de WorshipTools.

1. Personas: prepara un CSV con Descargar plantilla CSV en Personas → Opciones de tabla → Importar miembros de SundayAssist. Copia los nombres y contactos necesarios del directorio People de WorshipTools y sigue la correspondencia de columnas descrita abajo. Este proceso no depende de un botón de exportación de personas de WorshipTools sin verificar.
2. Puestos y equipos: usa People → Roles de WorshipTools como referencia. Recrea los ministerios programables como equipos de SundayAssist, añade los puestos necesarios al evento y define quién puede colaborar. Un grupo de roles de WorshipTools no es automáticamente un grupo o equipo de SundayAssist. WorshipTools: grupos de roles y roles.
3. Canciones: sigue Migrar a Presenter para copiar ChordPro desde Songs → Edit → Chords → Edit o copiar las secciones de letra. Importa en SundayAssist Presenter y sincroniza las canciones guardadas con Connect. Para una sola canción, también puedes preparar el texto de SundayAssist y añadirlo directamente en Connect como se explica abajo.
4. Inventario de canciones: Songs → Export list descarga un CSV de comprobación. No es una exportación completa de letras, hojas de acordes ni cultos. Connect no importa ese CSV como canciones. WorshipTools: exportar lista de canciones.
5. Cultos: mantén el programa original junto a SundayAssist y recrea el próximo culto en Agenda → Planificar culto. Añade Equipo y puestos y después el Programa con secciones, canciones, tiempos y notas. Vuelve a adjuntar los archivos necesarios y revisa cada asignación.
6. Cambio de sistema: ensaya el programa con el equipo, comprueba destinatarios y fechas y envía nuevas invitaciones de SundayAssist cuando esté listo. No se copian respuestas, ausencias, mensajes, permisos de aplicaciones ni historial de WorshipTools.

Mantén los cultos anteriores disponibles para consultar. Una suscripción de calendario, un programa impreso, PDF o informe de canciones no recrea voluntarios, contenido de canciones ni un programa estructurado en SundayAssist.

Planning Center

En Planning Center People, usa Import/Export CSV en el menú de configuración para exportar la base de perfiles, o exporta una lista seleccionada y sus columnas. Tu cuenta necesita permiso de exportación; el acceso a campos privados personalizados determina si se incluyen. Planning Center: exportar datos.

Elige Planning Center como origen y asigna nombres, contacto e ID estable cuando exista. Los nombres de equipo o roles asignados a Habilidades / etiquetas se convierten en texto de la persona. Solo las columnas expresamente asociadas a grupos crean pertenencias; ninguno de esos campos crea equipos, puestos ni asignaciones de eventos. Recrea tipos de culto, plantillas, programas, miembros de equipos y permisos en SundayAssist. No se transfieren confirmaciones ni acceso de cuenta existentes.

ChurchTools y otros sistemas

Usa una exportación CSV de personas a la que tengas acceso permitido o rellena la plantilla descargable de SundayAssist. Asocia los encabezados exportados con los campos de SundayAssist en lugar de suponer que ambos productos usan los mismos nombres.

Elige el origen correspondiente o la opción genérica de hoja de cálculo y asocia los ID estables que haya. Es una importación mediante un formato común, no una conexión de cuenta. Puedes preparar las pertenencias a grupos en el archivo de personas; calendarios, programas, equipos, permisos y adjuntos necesitan su propia preparación. Si el origen no exporta CSV o TSV, copia los contactos necesarios a la plantilla y guárdala como CSV.

Importa personas desde una hoja de cálculo

Un propietario o administrador realiza esta importación en la organización correcta de SundayAssist.

1. Abre Personas → Opciones de tabla → Importar miembros y elige el sistema de origen. Mantén el mismo Nombre del origen de importación al repetir; usa otro para exportaciones de una base distinta. Usa Descargar plantilla CSV para empezar en blanco o la exportación del origen. Guarda el contenido de Excel o Google Sheets como CSV; no selecciones un libro .xlsx.
2. Elige Elegir CSV o TSV y selecciona el archivo. Se admiten comas, punto y coma y tabuladores como separadores. Mantén una persona por fila.
3. En Asignar columnas, comprueba si la primera fila tiene encabezados. Asocia nombre, partícula del apellido, apellidos o nombre completo, correo, teléfono, dirección 1, dirección 2, código postal, ciudad, país, habilidades o etiquetas, grupos e ID de persona de origen según existan. Marca las columnas ajenas como No importar. Puedes asociar varios correos o teléfonos; se usa el primer valor con contenido de izquierda a derecha.
4. Para varios grupos en una fila, separa sus nombres con | o ; dentro de la celda. Por ejemplo, Welcome team|Small group North. Si el archivo usa punto y coma para separar columnas, entrecomilla las celdas que lo contengan o usa | entre grupos. Revisa los nombres para que diferencias ortográficas no creen grupos no deseados.
5. Elige Revisar personas. Comprueba filas inválidas, correos compartidos, ID duplicados, personas existentes y coincidencias archivadas. Corrige el origen o la asignación antes de continuar. No asignes el mismo ID a personas distintas.
6. Selecciona las filas listas que necesites y elige Importar, que muestra la cantidad. Comprueba el resultado, la lista de Personas y los grupos antes de repetir.

La importación solo crea personas nuevas. Omite correos coincidentes e ID de origen ya importados; no sobrescribe registros ni restaura personas archivadas. Los ID se comparan dentro del Nombre del origen de importación y la organización. Mantén ese nombre y el ID de cada persona en futuras importaciones. Sin correo ni ID de origen, SundayAssist no puede comparar de forma fiable una fila entre importaciones; los nombres no son un identificador único seguro.

Los correos familiares compartidos requieren resolución manual: el importador no fusiona familiares ni crea identidades de hogar. Comprueba quién debe usar la dirección para acceder y da a los demás su propio correo o deja el campo vacío cuando corresponda. No inventes direcciones para evitar las comprobaciones de duplicados.

Las columnas de grupos añaden las nuevas personas a esos grupos y los crean si hace falta. Habilidades o etiquetas siguen siendo texto descriptivo. Ninguno concede liderazgo, acceso de voluntario ni derechos de organización. La importación no crea equipos, puestos, asignaciones ni cuentas de usuario. Se sigue aplicando el cupo de personas. Si el resultado indica un fallo, comprueba qué personas y pertenencias se crearon antes de reintentar; de lo contrario, las filas sin correo ni ID podrían añadirse dos veces.

No se envían invitaciones ni recordatorios durante la importación y no se acepta automáticamente la pertenencia. Gestiona cada persona desde Personas cuando el directorio esté listo: su invitación de Connect, suspensión y herramientas generales de voluntariado están en el mismo diálogo de datos. Cada miembro acepta el acceso y elige si aparece en el directorio y comparte correo o teléfono; importar esos datos no equivale a tomar esas decisiones. Las personas nuevas son potenciales voluntarios de forma predeterminada, pero el acceso de editor o administrador sigue requiriendo una invitación independiente.

Traslada las fechas de cultos

Para fechas ya existentes en Google, abre Configuración → Google Calendar, elige Conectar para importar, concede lectura, selecciona el calendario y guarda. Abre Agenda → Importar desde Google o Todos los eventos → Calendarios conectados, selecciona eventos y revisa sus fechas y horas antes de importar.

Este proceso traslada eventos de calendario. No reconstruye programas, equipos, asignaciones ni bibliotecas. El importador de personas no acepta archivos de calendario .ics. Recrea las fechas a mano si no están en un calendario conectado de Google. La importación es una copia manual: Connect no escribe en Google ni aplica sus cambios posteriores automáticamente. Consulta Configuración de la organización.

Traslada canciones y archivos

Para una biblioteca de canciones, sigue las instrucciones del origen en Migrar a Presenter. Tras revisarlas, conecta Presenter a la misma organización de SundayAssist y usa Conexiones → Connect → Sincronizar canciones con Connect. Connect gratuito permite hasta 3 canciones; Complete elimina el límite. Comprueba el cupo mostrado antes de migrar una biblioteca grande.

Para una sola canción, abre Canciones y elige el botón más. Escribe el título en la primera línea, el autor en la segunda y la letra tras una línea en blanco. Coloca etiquetas como [Verse 1] y [Chorus] en líneas propias y conserva los acordes en línea como [C]. También puedes importar un .txt con este formato. Convierte antes el ChordPro original mediante Presenter; un Word, PDF o CSV de lista de canciones no es una importación editable de letras. Consulta Personas, grupos, equipos y canciones.

Sube los archivos necesarios al evento o a la parte correspondiente. Trasladar la letra no copia sus PDF, grabaciones, vídeos ni enlaces externos. Comprueba los archivos y enlaces desde la vista de un voluntario antes del primer culto.

Comprueba el primer culto antes de cambiar

1. Verifica la zona horaria, la fecha, la hora de inicio y la duración.
2. Comprueba nombres y correos, crea equipos y puestos y asigna personas como borradores.
3. Compara el Programa con el original, incluidas canciones repetidas, notas y adjuntos.
4. Abre la pestaña Presenter del evento y crea y ensaya la presentación correspondiente en Presenter.
5. Envía las invitaciones cuando esté listo y comprueba las respuestas en SundayAssist. Una invitación aceptada en el sistema anterior no es una aceptación en SundayAssist.

Usa el culto terminado como base para otras fechas mediante Eventos anteriores o guarda una plantilla reutilizable. Continúa con Planificar un evento para el proceso habitual de Connect.