Planejar escalas em Escalas

Escalas mostra equipes nas linhas e próximos cultos nas colunas. Use para preencher várias escalas sem abrir cada evento.

• Uma célula normal não tem avisos pendentes.
• Âmbar indica vagas explicitamente definidas no evento que ainda estão em aberto ou sugestões de rascunho que precisam de revisão.
• Uma faixa amarela de Conflito de escala no cabeçalho de um evento significa que pelo menos uma pessoa está escalada em mais de uma equipe naquele culto. Os marcadores das designações e os ícones de disponibilidade também mostram um triângulo amarelo de aviso.
• Indisponível em vermelho significa que alguém está escalado durante uma ausência salva.
• Os marcadores das designações mostram o estado atual de resposta de cada pessoa.

Abra Conflito de escala para ver as pessoas afetadas e suas equipes. Combinar pregação e recepção, por exemplo, pode ser intencional quando as responsabilidades acontecem em momentos diferentes; confira os horários do culto antes de manter o planejado.

Salve uma ordem personalizada das linhas

Passe o cursor sobre a linha de uma equipe para revelar a alça de arraste e arraste para outra linha. A linha flutua sobre a grade enquanto as outras abrem espaço. Pressione Escape para cancelar. Em uma tela sensível ao toque, a alça permanece visível. Você também pode colocar o foco na alça e usar as setas para cima e para baixo.

O primeiro movimento abre Salvar visualização da escala. Informe um nome. Compartilhar com a equipe vem marcado; desmarque para uma visualização privada. Todo organizador pode criar visualizações. As privadas são suas; as compartilhadas aparecem para os outros organizadores da igreja. Apenas quem criou pode editar ou excluir uma visualização, e colegas podem usar o ícone de copiar para criar sua própria cópia.

Escolha uma visualização salva ou Ordem padrão em Visualização da escala, à direita do filtro de equipes. O Connect lembra a seleção neste dispositivo para sua conta e igreja. Após reorganizar uma visualização salva, escolha Salvar alterações ou Reverter. Os ícones de editar, copiar e excluir aparecem ao lado de cada visualização no menu. Use editar para renomear a visualização ou alterar o compartilhamento.

Clicar na linha de uma equipe ou na alça de arraste abre seu painel lateral. Clicar novamente mantém a seleção. Passe o cursor sobre o painel para revelar a alça de redimensionamento na borda esquerda e arraste para alterar a largura. O Connect lembra essa largura para sua conta neste dispositivo.

As visualizações salvam apenas a ordem das linhas. Seus filtros permanecem como estão, equipes ocultas continuam ocultas e as designações não mudam. Novas equipes aparecem no final das visualizações personalizadas. As exportações seguem a ordem exibida.

Use Planejar escala

Escolha as equipes visíveis pelo filtro compacto de equipes. Minhas equipes seleciona as equipes que você lidera; é um atalho de visualização, não uma restrição de acesso. Escolha Planejar escala para o fluxo de três etapas. Cada linha de equipe também tem atalhos para solicitações de disponibilidade, sugestões de escala e convites. Os atalhos de disponibilidade e convites abrem a etapa correspondente para aquela equipe; abri-los não envia nada.

Quando um filtro de equipes está ativo, escolha o × ao lado do filtro para voltar a Todas as equipes sem abrir o menu. Isso também limpa Minhas equipes; equipes ocultas continuam ocultas. Limpar permanece disponível dentro do menu de filtros.

1. Solicite a disponibilidade

Escolha as equipes visíveis, uma equipe ou explicitamente Todas as equipes como público da solicitação. Todas as equipes também inclui equipes elegíveis ocultas pelo filtro de escala; sugestões e convites continuam seguindo as equipes visíveis. Os destinatários vêm do conjunto Quem pode servir de cada equipe e da elegibilidade nos eventos, mesmo quando seus eventos não têm vagas em aberto. Solicitações de disponibilidade exigem um plano Complete.

O período inicial da solicitação é Restante do ano. Escolha Alterar para editar as datas ou use um atalho, como Este trimestre ou Próximos 6 meses. O período da solicitação pode ser diferente das semanas visíveis na escala. Adicione todos os e-mails ausentes antes de enviar.

Após o envio, Ver respostas e entrega lista cada destinatário. Mostra separadamente se o e-mail foi aceito e se a pessoa compartilhou datas indisponíveis, confirmou não ter conflitos ou ainda não respondeu. Abre automaticamente quando falta um endereço ou um envio falha. Aceito significa que o serviço de e-mail aceitou a mensagem para entrega; o Connect não pode confirmar que ela chegou à caixa de entrada. A ação do avião de papel continua disponível ao lado de cada pessoa que não respondeu, inclusive para mensagens aceitas, permitindo reenviar intencionalmente apenas aquela solicitação. Após corrigir um endereço em Pessoas, atualize esses detalhes antes de reenviar para que o endereço atual seja mostrado e usado. Se faltar um endereço, adicione na mesma linha e escolha Salvar e enviar.

Últimos envios expande o histórico com nomes das equipes, períodos, contagens de links abertos e respostas. As solicitações mantêm seu público de equipes: a solicitação de uma equipe não substitui a de outra. Quando todos de uma equipe abrem o link, quem solicitou e os líderes da equipe recebem um e-mail informando que ela está pronta. Abrir um link não é concluir uma resposta; confira solicitações sem resposta antes de escalar, e você pode começar a planejar antes disso. Voluntários podem adicionar datas disponíveis ou indisponíveis e confirmar que as informações estão completas.

2. Crie um rascunho da escala

Escolha as equipes e as semanas visíveis antes de criar o rascunho. O Connect sugere pessoas do conjunto de voluntários de cada equipe, distribui o serviço de forma equilibrada, respeita datas indisponíveis e evita colocar uma pessoa em duas equipes no mesmo culto.

As sugestões ainda não são designações. Elas permanecem em âmbar até você revisar e aplicar.

Escalas nunca inventa uma vaga apenas porque uma equipe se aplica ao evento. Adicione vagas em Equipe e funções de um evento ou defina no tipo de evento; uma célula de Escalas sem vagas permanece vazia.

3. Revise e convide

Revise cada sugestão e conflito. Aplique apenas as sugestões desejadas. Sugestões não aplicadas precisam ser revisadas primeiro. Avisos de disponibilidade continuam visíveis, mas não bloqueiam a ação de convites de Escalas; seu público pode incluir pessoas com conflito. Revise essas pessoas com atenção antes de enviar.

O relatório de entrega dos convites usa o mesmo resultado por pessoa. Confira quem está marcado como Precisa de atenção antes de considerar o envio de convites concluído; um resultado bem-sucedido continua disponível em Ver detalhes.

Não envie convites apenas porque existe um rascunho. Confira a adequação ao ministério e circunstâncias pastorais ou práticas que o Connect não tem como conhecer.

Defina quem pode servir

Abra as configurações de uma equipe para editar Quem pode servir.

Essa lista opcional fornece as sugestões de Preenchimento automático e as solicitações de disponibilidade da equipe. A escala manual ainda permite designar qualquer pessoa do diretório.

• Adicione uma pessoa individual ou um grupo reutilizável.
• Revise todos em uma lista combinada, sem duplicatas.
• Proprietários e administradores podem usar a coroa ao lado do nome para gerenciar líderes de equipe.
• Abra Grupos para revisar ou desvincular as origens da lista.
• Crie um grupo quando um conjunto de pessoas costuma servir junto.

Se uma pessoa pertence a mais de um grupo vinculado, o rascunho a considera uma única vez. Remover uma equipe de Escalas a desativa para planejamentos futuros, mas mantém seu histórico.

Comece com uma equipe-base

Abra uma célula de Escalas e escolha um grupo salvo em Equipe-base, como Equipe de louvor B. O Connect coloca cada membro no culto como uma designação individual. Membros indisponíveis permanecem visíveis, assim você pode escolher Substituir ao lado apenas daquela pessoa e selecionar um substituto.

Clique novamente na equipe-base selecionada para removê-la e limpar todas as designações daquela equipe neste culto, incluindo substitutos e pessoas adicionadas manualmente. Com base em … desaparece, e você pode designar uma pessoa ou escolher uma equipe-base de novo.

A célula então mostra o ponto de partida salvo e suas exceções, por exemplo Com base em Equipe de louvor B · 1 alteração e Nadine no lugar de Suzanne. Use a ação de restaurar ao lado de uma substituição ou Redefinir para restaurar as pessoas originais na formação restante. Designações removidas explicitamente continuam removidas. Para aplicar novamente os membros atuais do grupo, desmarque a equipe-base, se ainda estiver selecionada, e selecione de novo. Essas mudanças valem apenas para este culto: nunca editam a própria Equipe de louvor B, e mudanças posteriores nos membros do grupo não reescrevem silenciosamente uma escala já planejada.

Escolha onde uma equipe pode ser escalada

Selecione o nome de uma equipe e abra suas configurações. Proprietários e administradores podem escolher onde ela pode ser escalada em Eventos agendados:

• Todos os tipos de evento, exceto… quando a equipe normalmente serve em todos, desmarcando os tipos em que ela não é necessária.
• Somente tipos de evento selecionados quando a equipe tem uma finalidade específica, selecionando tipos como Estudo bíblico.

Essas escolhas controlam a elegibilidade, não a quantidade de pessoas. Vagas em aberto vêm de linhas adicionadas em Equipe e funções de um evento ou copiadas de seu tipo de evento. As escolhas também valem para eventos futuros criados a partir do mesmo modelo. Editores veem essa regra reutilizável apenas para leitura, mas podem abrir uma célula individual de Escalas para incluir ou omitir aquele evento como exceção. Um evento com pessoas escaladas continua incluído quando uma regra mais ampla muda; limpe suas designações antes de omiti-lo diretamente.

Use a última linha de equipes para criar uma equipe. Use a última coluna de eventos para adicionar um evento. Os cabeçalhos das colunas de eventos também oferecem a ação de QR do calendário.

Designe ou substitua diretamente

Selecione uma célula para adicionar uma pessoa ou grupo. O Connect avisa quando a escolha está indisponível ou já está escalada em outro lugar naquele culto. Designações de grupos mostram quantos membros estão indisponíveis.

Clique novamente no nome de uma pessoa designada para remover a designação com um clique. Remover também age imediatamente; Alterar/Substituir abre o fluxo de substituição. Para escalar apenas um pregador de uma equipe-base, remova os outros pregadores designados. Quando resta uma pessoa, a designação vira automaticamente uma designação individual comum, e Com base em … desaparece. O status da resposta e os membros da equipe permanecem como estão.

Remover uma designação avulsa ou derivada de uma equipe-base também remove sua vaga extra. Uma vaga do modelo ou solicitada explicitamente continua em aberto. Remover a última designação de base também limpa registros antigos vazios da base. Para uma equipe-base já vazia mostrando Sem substituição, use uma vez a lixeira da célula para limpar. Remova qualquer outra vaga permanente em Equipe e funções do evento quando não for mais necessária.

Quando alguém foi escalado manualmente sem pertencer ao conjunto de voluntários da equipe, a barra lateral da célula mostra Pessoas fora desta equipe. Remover mantém uma vaga do modelo ou explicitamente solicitada, mas remove por completo uma vaga avulsa ou derivada da equipe-base.

Escolha Substituir para alterar uma designação mantendo a vaga na escala. Uma pessoa que marcou a data como Disponível aparece antes de quem não informou preferência, e sua observação aparece junto à disponibilidade. Datas sem preferência continuam disponíveis para escala; Indisponível tem prioridade sobre um período disponível sobreposto.

Quando um membro do conjunto de voluntários da equipe precisa substituir alguém apesar de uma ausência salva, Escalar mesmo assim exige um segundo clique. Isso vale apenas para aquela substituição manual e aquele culto; não apaga as datas indisponíveis nem ignora um conflito de escala no mesmo culto. O Preenchimento automático não faz essa exceção. Confira os conflitos novamente antes de enviar convites.

Escale convidados do evento

Abra uma célula para ver os convidados existentes do evento em Convidados. Clique no nome de um convidado para escalá-lo naquela equipe; clique novamente para removê-lo da equipe. O acesso ao evento continua disponível. Selecionar um nome não envia e-mail. Use a pequena ação Adicionar convidado no canto superior direito para convidar alguém novo.

Adicionar convidado abre o formulário de convite em uma visualização separada da barra lateral. Adicionar à equipe abre as configurações de membros da equipe da mesma forma. Use a seta de voltar para retornar ao mesmo evento e equipe, mantendo a seleção e a posição de rolagem. Escape primeiro limpa uma busca de equipe; com a busca vazia, volta. O formulário de convite também volta com Cancelar ou Escape. Enquanto um convite está sendo enviado, aguarde o resultado; uma falha mantém o formulário disponível para tentar novamente.

Envie um lembrete

Use o avião de papel ao lado de uma pessoa ou convidado com convite enviado ou confirmação para abrir Enviar lembretes. Esse destinatário começa selecionado. O avião de papel no topo da célula abre a mesma lista com todos os destinatários elegíveis selecionados. Confira os nomes antes de enviar; os lembretes cobrem apenas esta equipe e este culto.

O relatório de entrega mostra o progresso e as mensagens com falha. Tente novamente as entregas pendentes ali, sem repetir as bem-sucedidas. Enviar um lembrete mantém a escala e as respostas existentes como estão. O link de um convidado preserva seu acesso de convidado. Convites em rascunho e designações recusadas ficam fora dos lembretes.

Corrija a disponibilidade para uma data de culto

Abra o ícone de disponibilidade ao lado de uma pessoa na célula da escala. Proprietários, administradores e editores podem corrigir o status para disponível, indisponível ou sem preferência no dia do culto pelo calendário local. A alteração vale para o dia inteiro, não apenas uma designação; datas ao redor permanecem como foram registradas. Confira a data e a pessoa antes de salvar.

Um aviso amarelo sobre outra equipe informa as outras designações da pessoa neste culto. Uma pessoa pode estar Disponível e ainda ter um aviso de conflito de escala; isso não conta como Indisponível. Resumos de equipes-base distinguem pessoas escaladas em outro lugar de pessoas com ausência salva. Alterar a disponibilidade não remove essas designações nem resolve o conflito de escala. Substituir ou remover uma pessoa continua sendo uma ação separada da escala.

Revise e desfaça alterações da escala

Escolha Histórico em Escalas para ver quem alterou qual equipe e culto, o que mudou e quando. O histórico cobre todas as equipes e cultos, com as alterações mais recentes primeiro. Use Carregar alterações antigas para registros mais antigos. Registros antigos podem não incluir um nome de equipe ou culto que nunca foi registrado.

Use Desfazer última edição da escala ou Refazer edição da escala ao lado de Histórico para suas próprias edições elegíveis. Esses controles ficam indisponíveis quando a designação mudou desde sua edição ou não há edição recuperável. Abra o Histórico para examinar trabalhos posteriores antes de alterá-los; desfazer não sobrescreve uma designação mais recente de um colega nem uma resposta mais nova. Aguarde a confirmação do resultado e confira a escala atualizada.

Exporte ou compartilhe a escala filtrada

Defina as semanas visíveis e use o filtro de equipes da escala para selecionar uma equipe, várias ou todas as visíveis; escolha Exportar / compartilhar. O PDF segue exatamente essas datas e linhas de equipes, na ordem exibida. Ele abre uma prévia clara de PDF com o nome da igreja e a pequena marca Connect por SundayAssist no canto inferior esquerdo. O ícone da igreja aparece à esquerda, centralizado ao lado do nome da igreja e do período, usando o enquadramento retangular salvo; sem um ícone disponível, aparece apenas o nome. Eventos ficam no topo, com cores e nomes das equipes. Células sem designação ficam em branco, e o PDF omite os rótulos de rascunho e convite enviado. Equipes-base incluem suas substituições salvas, e pessoas indisponíveis continuam marcadas.

Escolha English, Nederlands, Français, Español ou Português (Brasil) em Idioma do PDF. O idioma inicial é o do aplicativo. Alterá-lo atualiza as datas e os rótulos do PDF sem alterar o idioma da interface do Connect. Nomes de igreja, equipes, eventos e pessoas permanecem como foram digitados.

Tamanho da página começa em Automático · ajustar à escala: a folha cresce com a quantidade de datas, equipes e nomes para manter a escala inteira em uma única página. Para imprimir, você pode escolher A4, A3, A2 ou A1 em paisagem. A mesma escala é redimensionada para caber na folha; escolha um tamanho maior para textos maiores. Texto e linhas da grade continuam nítidos quando ampliados. Role a prévia para ler a grade inteira e escolha Baixar PDF.

Quando seu dispositivo permite compartilhar arquivos, Compartilhar PDF abre as opções de compartilhamento, como WhatsApp. Escolha os destinatários ali. Caso contrário, baixe o PDF e anexe a uma mensagem. No aplicativo Connect, baixar abre as opções de compartilhamento de arquivos do dispositivo para você salvar ou enviar o PDF.

A aba Texto / CSV mantém os outros formatos disponíveis: Compartilhar, Copiar texto, Arquivo de texto e Arquivo CSV usam as mesmas designações filtradas. O compartilhamento de texto recorre à cópia quando o compartilhamento do navegador está indisponível.

Apenas designações salvas são incluídas. Aplique primeiro as sugestões de escala que deseja compartilhar. Equipes ocultas e eventos fora do período visível são excluídos, e células de equipes omitidas não contêm nomes.

Controles de teclado

• As setas navegam entre células.
• Enter abre a célula selecionada.
• Digitar com uma célula selecionada abre a busca de pessoas e grupos dela.
• Command-click no macOS ou Ctrl-click no Windows adiciona ou remove uma pessoa visível; Shift-click seleciona o intervalo visível. Os dois salvam imediatamente.
• Escape primeiro limpa uma busca não vazia; pressione novamente com a busca vazia para fechar a célula aberta.
• Command+G no macOS ou Ctrl+G no Windows cria um grupo a partir da seleção atual de várias pessoas.

Se não conseguir continuar o planejamento

• E-mail ausente: adicione diretamente ao lado da pessoa em Planejar escala. Para uma solicitação aberta, Salvar e enviar contata apenas aquela pessoa; as linhas de convite oferecem sua própria ação Adicionar e-mail.
• Falha na entrega: verifique o endereço e tente novamente; não conte uma mensagem com falha como enviada.
• Sem sugestões: confira as equipes selecionadas, as semanas visíveis, a lista Quem pode servir de cada equipe e se os eventos contêm vagas em aberto em Equipe e funções.
• Conflito de indisponibilidade: substitua a pessoa ou corrija uma ausência registrada incorretamente.
• Solicitação de disponibilidade indisponível: exige Complete; peça a um proprietário para conferir Configurações → Plano e cobrança.
• Células desatualizadas: limpe o filtro de equipes, aguarde os dados atuais e reabra Escalas.