Planejar um evento

Um evento reúne a escala, a ordem do culto, arquivos, colaboradores e a preparação para o Presenter. Comece por Equipe e funções e depois monte o Plano.

Escolha quem pode editar

A Colaboração vem desativada em cada evento. Proprietários, administradores e editores continuam podendo editar; voluntários e convidados recebem acesso de leitura ao Plano. Eles podem ler seções, durações, anotações, nomes designados e arquivos, baixar anexos e responder aos próprios convites. Não podem alterar durações, remover pessoas nem abrir listas de gerenciamento da escala e de convidados com status de resposta de outras pessoas.

Para permitir que a equipe convidada trabalhe neste culto:

1. Abra o evento como proprietário, administrador ou editor.
2. Abra Mais ações → Compartilhamento e acesso e habilite Colaboração.
3. Aguarde a confirmação de que foi salvo.

Enquanto habilitada, todas as pessoas com um convite ativo para o evento, incluindo convidados, podem editar plano, designações e arquivos e gerenciar colaboradores externos. Apenas proprietários, administradores e editores podem alterar a própria Colaboração. Desmarque para devolver o acesso de leitura às pessoas convidadas; o trabalho existente permanece no evento.

Essa escolha se aplica apenas a este evento. Ela não concede direitos de gerenciamento da organização nem acesso a outros eventos. Um convidado continua sendo um visitante limitado ao evento. Para dar a uma pessoa acesso a todos os eventos como alguém que planeja, use Configurações → Acesso da equipe.

Ações do evento

Abra Mais ações no cabeçalho do evento. O menu reúne compartilhamento e acesso, lembretes e ações de calendário e formas de reutilizar o culto. Conforme seu acesso, inclui:

• Criar outro como este — comece um novo evento a partir da configuração reutilizável deste culto.

• Código QR de calendário — compartilhe a data sem conceder acesso ao Connect.

• Definir lembrete — agende um e-mail combinado de escala por pessoa designada.

• Salvar como modelo — reutilize a estrutura testada em eventos futuros.

• Copiar estrutura para eventos — copie a estrutura do plano para eventos selecionados.

Copiar estrutura para eventos começa com Substituir estrutura existente selecionado. Aplicar essa opção exclui permanentemente as seções e os itens atuais do Plano dos eventos de destino, além dos vínculos de anexos desses itens, e recria a estrutura de origem. Não é possível desfazer, por isso a ação Substituir exige um segundo clique. Ela não altera designações de Equipe e funções, respostas, colaboradores externos nem Anexos do evento, e os arquivos de origem não são copiados. Escolha Mesclar (adicionar ao final) para manter a estrutura de destino e acrescentar a de origem depois dela; revise o resultado, pois isso pode criar seções ou itens duplicados.

Um lembrete combina as funções da pessoa no evento. Pessoas sem e-mail são ignoradas. Se você adicionar um e-mail ausente depois que um lembrete já foi executado, defina um novo lembrete para iniciar outro ciclo de envio.

Monte Equipe e funções

1. Escolha Adicionar equipe e adicione as equipes que servem neste evento.
2. Adicione ou renomeie as funções necessárias em cada equipe.
3. Selecione uma função para designar uma pessoa ou grupo.
4. Se a pessoa não existe, crie pelo seletor. Adicione o e-mail antes de enviar convites.
5. Em Equipes escaladas, escolha Enviar convite ao lado de uma pessoa nova, convide uma equipe pela linha dela ou escolha Convidar todos os voluntários quando a escala inteira estiver pronta. As ações de equipe e evento enviam apenas para pessoas disponíveis que ainda não foram convidadas.

O rótulo azul Convite enviado significa que o Connect entregou o convite daquela pessoa ao provedor de e-mail; não é um botão e não comprova que a mensagem chegou à caixa de entrada. Uma pessoa recém-adicionada mostra Enviar convite. Se o e-mail estiver ausente, escolha Adicionar e-mail primeiro e envie apenas o convite dela.

Os estados da designação significam:

Use a barra lateral de Pessoas e Grupos para encontrar opções de escala. Avisos vermelhos de Indisponível indicam que uma designação coincide com uma ausência salva. Resolva esses avisos antes de convidar.

Monte o Plano

1. Escolha Adicionar seção para as partes principais do culto.
2. Escolha Adicionar item dentro de uma seção para músicas, momentos de fala, mídias e outras ações.
3. Adicione título, duração e anotações. As anotações são incluídas na preparação para o Presenter.
4. Pesquise a biblioteca de músicas a partir de um item para vincular o registro correto.
5. Adicione subtarefas quando um item precisar de ações menores.
6. Designe uma pessoa ou grupo para uma seção inteira ou um item individual.
7. Use a alça para reorganizar ou mover seções e itens.

Mantenha os títulos curtos e coloque detalhes operacionais nas anotações. Vincular uma música é melhor do que digitar apenas seu título, pois a letra vinculada e o registro da música podem ser usados pelo Presenter.

Adicione e encontre arquivos

Use o clipe de um item para um arquivo que pertence àquele momento. Use Anexos na barra lateral do Plano para arquivos do evento inteiro. Anexos lista os arquivos do evento e os anexados a tarefas individuais e permite visualizar arquivos compatíveis.

O Connect aceita imagens, vídeos, áudios, PDF e PowerPoint. Uma assinatura Complete ativa oferece 50 GB de espaço de mídia por organização; um arquivo individual pode ter até 50 GB se houver espaço suficiente. A cota compartilhada inclui originais e prévias geradas. Envios grandes mostram o progresso e podem continuar após uma interrupção de conexão enquanto você mantém a aba aberta. Para uma apresentação do Google Slides, primeiro compartilhe como Qualquer pessoa com o link e escolha Importar Google Slides como PDF em Anexos. Os originais .ppt e .pptx continuam disponíveis. Um plano Complete pode criar uma prévia em PDF apenas de .pptx; salve um .ppt antigo como .pptx primeiro.

Prévias incorporadas e a conversão de prévias do PowerPoint continuam limitadas a 50 MiB. Originais maiores ainda podem ser enviados. Para um download grande, abra a página do anexo e siga as orientações para o navegador; Chrome e Edge podem salvar diretamente em um arquivo escolhido, enquanto navegadores sem esse suporte podem baixar arquivos de até 250 MiB pelo Connect. O acesso é verificado ao abrir ou baixar um arquivo; compartilhar seu link do Connect não concede acesso.

O envio, Escolher do Connect e a franquia de armazenamento continuam visíveis em todos os planos. O Connect explica quando uma assinatura Complete ativa é necessária. Se o Complete terminar, anexos existentes continuam disponíveis para leitura e remoção sob suas regras normais de retenção; novos envios precisam de assinatura ativa. Um envio já autorizado pode terminar.

Use Escolher do Connect para encontrar um arquivo existente e anexá-lo a este culto ou item, incluindo arquivos enviados inicialmente para outro culto. Qualquer tipo de mídia compatível pode ser anexado a qualquer culto ou item. Reutilizar um arquivo não o envia novamente nem conta seus bytes outra vez. Um PowerPoint de origem e sua prévia em PDF são arquivos separados; escolha o que precisa.

Os vínculos de anexos do culto expiram 30 dias após seu término. Um arquivo compartilhado continua disponível enquanto outro culto ainda o utiliza. Excluir um anexo, item, seção ou culto remove seus vínculos; não remove um arquivo usado por outro culto ou mantido no Connect.

Excluir uma seção remove permanentemente todos os itens e seus vínculos de anexos. Arquivos compartilhados ou mantidos continuam protegidos pelas regras acima.

Para um vídeo recorrente de boas-vindas ou outro arquivo reutilizável, escolha Manter no Connect. Sua organização pode manter até 10 GB além do vencimento do culto, dentro da franquia existente de 50 GB de mídia. Esses arquivos resistem à exclusão do culto original e permanecem nas mídias do Connect para reutilização. Desativar Manter no Connect devolve o arquivo às regras de retenção dos cultos. Se não houver mais vínculos com cultos, ele entra imediatamente na fila de exclusão. Baixe uma cópia local primeiro se ainda precisar dele. Excluir a organização também exclui mídias mantidas.

Explore as mídias da igreja

Organizadores abrem Mais → Mídia (ou Menu → Mídia no celular) para explorar arquivos enviados fora de um único evento. Entre cultos mostra arquivos reutilizáveis ou sem vínculo; Por culto agrupa anexos temporários. Pesquise, abra um arquivo para ver a prévia e o vencimento ou use Enviar arquivos. O controle Armazenamento mostra a franquia compartilhada.

Arquivos enviados diretamente para Mídia ficam disponíveis por 30 dias após o envio, a menos que sejam vinculados a um culto ou mantidos no Connect. Selecione arquivos e escolha Baixar selecionados para baixar em lote. Navegadores de computador compatíveis pedem uma única pasta; outros salvam os arquivos em Downloads, sujeitos ao limite alternativo de 250 MiB por arquivo. O aplicativo nativo usa as opções de compartilhamento do sistema. Cancelar ou uma falha no download interrompe o lote e mantém as seleções não concluídas para tentar novamente. As mesmas regras de vencimento de culto e Manter no Connect valem aqui.

Importe do Canva

Conecte sua conta pessoal do Canva em Configurações → Canva ou diretamente por Anexos → Canva. Após aprovar a conexão no navegador, volte ao Connect; ele verifica a conexão novamente. Escolha uma apresentação, pesquise ou carregue mais designs se necessário e selecione PDF para slides com avanço manual ou MP4 para animações temporizadas. Deixe o intervalo de páginas vazio para todas as páginas.

O Connect primeiro exporta e baixa do Canva e depois salva o arquivo no culto. Aguarde o resultado confirmado antes de considerar o arquivo anexado. Se a gravação falhar após o download, tente novamente com a janela ainda aberta para reutilizar a exportação baixada. Um arquivo importado segue as mesmas regras de armazenamento e Manter no Connect das outras mídias. Alterações no Canva exigem uma nova importação; desconectar o Canva não remove as cópias salvas.

Se um envio falhar, leia a mensagem antes de tentar novamente. Use um tipo de arquivo compatível, confira a conexão e tente outra vez. Um envio com falha não fica anexado ao evento.

Prepare o Presenter

Abra Presenter para revisar como o plano atual pode virar uma apresentação do Presenter. A aba mostra o resumo do plano, a estimativa de itens, sugestões úteis e se o Presenter confirmou o recebimento da versão mais recente do evento.

• Atualizado significa que uma confirmação de recebimento bem-sucedida corresponde à versão atual do evento.
• Criar localmente, Ainda não criado no Presenter ou O plano mudou desde a última sincronização significa que o Presenter ainda não confirmou as últimas alterações.
• Se o plano mudar após uma sincronização bem-sucedida, abra novamente no Presenter e escolha Criar e abrir apresentação automática. Isso cria uma nova apresentação; não mescla alterações em uma apresentação já editada. Revise a nova apresentação antes do culto.

Aplique uma sugestão apenas quando ela pertencer a este evento; sugestões alteram o plano. A tela do Connect só indica uma sincronização bem-sucedida quando recebe uma confirmação correspondente do Presenter.

Convide colaboradores externos

Use Convidados para alguém que deve ver este evento sem entrar na organização. Informe nome e e-mail. O convite dá acesso de leitura, a menos que a Colaboração esteja habilitada neste evento. Mesmo com a colaboração habilitada, um convidado não pode abrir Pessoas ou Músicas da organização inteira.

Em Escalas, selecione uma célula de equipe para ver os convidados deste evento diretamente na seção Convidados. Clique em um nome para escalar a pessoa naquela equipe; clique novamente para remover a designação da equipe. Esses cliques não enviam convites nem removem a pessoa do evento. Use a pequena ação Adicionar convidado no canto superior direito apenas para convidar uma pessoa nova. A escala de convidados oferece o mesmo histórico, desfazer e refazer das outras alterações de escala.

Use o avião de papel ao lado de um convidado escalado para revisar e enviar um lembrete por e-mail pela mesma janela de entrega dos demais membros da equipe. O nome em si apenas alterna a designação na escala.

Os convites seguem as configurações de privacidade de e-mail da organização. Um destinatário bloqueado ou com inscrição cancelada não deve ser considerado convidado com sucesso; leia o resultado de entrega antes de tentar novamente.

Use Atividade para revisar alterações registradas do planejamento. Essa aba é para quem planeja e não aparece no espaço de eventos dos voluntários.

Se um evento parecer desatualizado

1. Aguarde a Sincronização ao vivo e confira se outra pessoa está editando.
2. Reabra o evento.
3. Confira a organização ativa.
4. Repita apenas a alteração que mostrou erro.
5. Para um convite ausente, confira o resultado da entrega e o e-mail da pessoa. Corrija o endereço se necessário; se o destinatário cancelou a inscrição, enviar novamente não reativa o e-mail.