Passer à Connect

Utilisez ce guide pour passer de KerkSPOT, ChurchSuite, WorshipTools Planning, Planning Center, ChurchTools, d’un tableur ou d’un autre système d’Église à SundayAssist Connect. Commencez par les personnes et leurs groupes, puis préparez un prochain culte avec les chants et fichiers nécessaires à votre équipe.

Conservez une copie des anciennes données et convenez du premier culte à gérer dans SundayAssist. Les invitations, réponses, disponibilités et comptes de connexion existants ne sont pas transférés. Indiquez à votre équipe quel système utiliser lorsque vous êtes prêt à changer.

Choisir votre logiciel de départ

SundayAssist ne propose pas d’import complet d’organisation depuis ces systèmes. L’import de personnes prépare les fiches de membres et les appartenances aux groupes sélectionnées. Il n’accepte aucune adhésion à la place des personnes et ne donne pas d’accès bénévole, Éditeur ou Administrateur. Les invitations, l’acceptation des membres et les choix de partage des coordonnées restent distincts. Les imports de chants et d’agendas sont des étapes séparées.

KerkSPOT

Demandez à votre administrateur KerkSPOT un export des membres avec une personne par ligne, ou préparez le modèle CSV téléchargeable SundayAssist. La documentation publique de KerkSPOT décrit les rapports de membres et l’export des réponses de formulaires enregistrées, sans préciser de format CSV de membres ni ses colonnes disponibles. Vérifiez l’export réel avant de compter sur un champ particulier. KerkSPOT : gestion et KerkSPOT : formulaires.

Choisissez KerkSPOT comme source dans l’importateur et associez vous-même les colonnes. Ce choix identifie la provenance des fiches ; ce n’est ni une connexion directe au compte ni un préréglage vérifié d’export KerkSPOT. Associez un identifiant stable de personne ou de membre s’il existe, ainsi que les noms, e-mail, téléphone, champs d’adresse et noms de groupes. Gardez les mêmes Nom de la source d’import et identifiants lors des imports ultérieurs pour permettre à SundayAssist de reconnaître les personnes déjà importées.

Vérifiez les adresses familiales partagées avant l’import. Un e-mail de connexion identifie une seule personne dans Connect ; une adresse utilisée par plusieurs membres d’une famille doit être résolue manuellement. Un numéro de foyer n’est pas un identifiant de personne. Les liens familiaux, dates de naissance, notes pastorales, historiques de dons, messages, photos, contenus de site et anciennes autorisations ne passent pas par cet importateur.

ChurchSuite

Dans ChurchSuite, ouvrez Address Book → Contacts (Carnet d’adresses → Contacts), appliquez les filtres nécessaires, sélectionnez les contacts et utilisez Download CSV (Télécharger le CSV). Choisissez les champs à inclure. ChurchSuite fournit aussi des exports distincts pour les enfants et d’autres modules ; un export de groupe ou d’événement n’est pas à lui seul un import de personnes SundayAssist. ChurchSuite : rapports personnalisés et export de données.

Choisissez ChurchSuite comme source et associez les colonnes de contacts dans SundayAssist. Incluez un identifiant stable de personne s’il existe. Pour reprendre les groupes, préparez une colonne de noms de groupes sur chaque ligne de personne. Si les enfants et adultes ont des identifiants sources qui se recoupent, ajoutez des préfixes distincts et cohérents avant de combiner les fichiers. Résolvez les adresses e-mail partagées avant l’import. Les liens de foyer, présences, dons, historiques d’événements et droits d’accès demandent une préparation séparée ; ils ne sont pas reconstruits depuis le CSV de contacts.

WorshipTools Planning

Presenter, Planning et Charts de WorshipTools partagent leurs contenus dans WorshipTools. Pour passer à SundayAssist, utilisez les méthodes suivantes. Il n’existe ni migration directe de compte à compte ni import natif des fichiers de culte WorshipTools.

1. Personnes : préparez un CSV avec l’action Télécharger le modèle CSV dans la fenêtre Personnes → Options du tableau → Importer des membres de SundayAssist. Copiez-y les noms et coordonnées nécessaires depuis votre annuaire WorshipTools People, puis suivez les étapes de correspondance des colonnes ci-dessous. Cette méthode ne dépend pas d’un bouton d’export de personnes WorshipTools non vérifié.
2. Rôles et équipes : utilisez People → Roles (Personnes → Rôles) dans WorshipTools comme référence. Recréez les domaines de service planifiables sous forme d’équipes SundayAssist, ajoutez les rôles nécessaires à l’événement et définissez qui peut servir. Un groupe de rôles WorshipTools n’est pas automatiquement un groupe ou une équipe SundayAssist. WorshipTools : groupes de rôles et rôles.
3. Chants : suivez Passer à Presenter pour copier le ChordPro depuis Songs → Edit → Chords → Edit (Chants → Modifier → Accords → Modifier) dans WorshipTools, ou copiez les sections de paroles distinctes. Importez dans SundayAssist Presenter et synchronisez les chants enregistrés avec Connect. Pour un chant, vous pouvez aussi préparer un texte SundayAssist et l’ajouter directement dans Connect comme indiqué ci-dessous.
4. Inventaire des chants : Songs → Export list (Chants → Exporter la liste) dans WorshipTools télécharge une liste de contrôle CSV. Ce n’est pas un export complet des paroles, grilles d’accords ou cultes. Connect n’importe pas ce CSV comme chants. WorshipTools : export de la liste de chants.
5. Cultes : gardez le déroulé d’origine à côté de SundayAssist et recréez le prochain culte par Agenda → Préparer un culte. Ajoutez Équipes et rôles, puis le Déroulé avec sections, chants, horaires et notes. Joignez de nouveau les fichiers nécessaires et vérifiez chaque affectation.
6. Basculement : répétez le déroulé avec l’équipe, vérifiez destinataires et dates, puis envoyez de nouvelles invitations SundayAssist lorsque tout est prêt. Les réponses, indisponibilités, messages, autorisations d’application et historiques WorshipTools ne sont pas copiés.

Gardez les anciens cultes comme référence. Un abonnement d’agenda, un culte imprimé, un PDF ou un rapport de liste de chants ne recrée ni les bénévoles, ni le contenu des chants, ni un déroulé structuré dans SundayAssist.

Planning Center

Dans Planning Center People, utilisez Import/Export CSV depuis le menu des paramètres pour exporter la base de profils, ou exportez une liste sélectionnée avec les colonnes choisies. Votre compte doit disposer du droit d’export ; l’accès aux champs personnalisés privés détermine leur inclusion. Planning Center : exporter des données.

Choisissez Planning Center comme source, puis associez noms, coordonnées et identifiant stable de personne s’il existe. Les noms d’équipe ou rôles associés à Compétences / étiquettes deviennent du texte sur la personne. Seules les colonnes volontairement associées aux groupes créent des appartenances ; aucun de ces champs ne crée d’équipes, de rôles ou d’affectations. Recréez les types de cultes, modèles, déroulés, appartenances aux équipes et niveaux d’autorisation dans SundayAssist. Les confirmations et accès de compte existants ne sont pas transférés.

ChurchTools et autres systèmes

Utilisez un export CSV de personnes auquel vous êtes autorisé à accéder, ou remplissez manuellement le modèle téléchargeable SundayAssist. Associez les en-têtes exportés aux champs SundayAssist sans supposer que les deux produits utilisent les mêmes noms.

Choisissez la source correspondante ou l’option générique de tableur et associez les identifiants stables de personnes. C’est un import par un format commun, pas une connexion au compte. Les appartenances aux groupes peuvent être préparées dans le fichier de personnes ; agendas, déroulés, équipes, autorisations et pièces jointes demandent leur propre préparation. Si la source ne peut pas exporter en CSV ou TSV, copiez les contacts nécessaires dans le modèle et enregistrez-le en CSV.

Importer des personnes depuis un tableur

Un propriétaire ou administrateur réalise cet import dans la bonne organisation SundayAssist.

1. Ouvrez Personnes → Options du tableau → Importer des membres et choisissez le système source. Gardez le même Nom de la source d’import pour les imports répétés ; donnez un nom différent aux exports d’une base distincte. Utilisez Télécharger le modèle CSV pour un fichier de départ vide, ou l’export de votre source. Enregistrez les contenus Excel ou Google Sheets en CSV ; ne sélectionnez pas un classeur .xlsx.
2. Choisissez Choisir un CSV ou TSV et sélectionnez le fichier. Les séparateurs virgule, point-virgule et tabulation sont pris en charge. Gardez une personne par ligne.
3. Sous Associer les colonnes, vérifiez si la première ligne contient les noms de colonnes. Associez prénom, particule, nom ou nom complet, e-mail, téléphone, adresse ligne 1, adresse ligne 2, code postal, ville, pays, compétences/étiquettes, groupes et identifiant source selon leur disponibilité. Marquez les colonnes sans rapport Ne pas importer. Plusieurs colonnes d’e-mail ou de téléphone peuvent être associées ; la première valeur remplie de gauche à droite est utilisée.
4. Pour plusieurs groupes sur une ligne, séparez leurs noms par | ou ; dans la cellule. Par exemple, Welcome team|Small group North. Si le fichier utilise le point-virgule comme séparateur de colonnes, mettez entre guillemets une cellule contenant des points-virgules ou utilisez | entre ses groupes. Vérifiez les noms pour que les différences d’orthographe ne créent pas des groupes involontaires.
5. Choisissez Vérifier les personnes. Vérifiez les lignes invalides, e-mails partagés, identifiants sources en double, personnes existantes et correspondances archivées. Corrigez la source ou les associations avant de continuer. N’attribuez pas le même identifiant source à des personnes différentes.
6. Sélectionnez les lignes prêtes nécessaires et choisissez Importer, avec le nombre sélectionné affiché. Vérifiez le résultat, la liste Personnes et les appartenances avant de répéter un import.

L’import crée uniquement de nouvelles personnes. Les e-mails correspondants et identifiants sources déjà importés sont ignorés ; les fiches existantes ne sont pas écrasées et les personnes archivées ne sont pas restaurées. La correspondance des identifiants se fait dans le Nom de la source d’import et l’organisation. Gardez ce nom et l’identifiant de chaque personne cohérents lors des imports ultérieurs. Sans e-mail ni identifiant source, SundayAssist ne peut pas reconnaître fiablement une ligne d’un import à l’autre ; les noms ne sont pas un identifiant unique sûr.

Les e-mails familiaux partagés demandent une résolution manuelle : l’importateur ne fusionne pas les membres d’une famille et ne crée pas d’identités de foyer. Vérifiez à quelle personne appartient la connexion utilisant l’adresse et donnez aux autres leur propre e-mail ou laissez le champ vide lorsque cela convient. N’inventez pas d’adresses pour contourner les contrôles de doublons.

Les colonnes de groupes ajoutent les nouvelles personnes importées aux groupes nommés, en les créant au besoin. Les compétences/étiquettes restent descriptives. Aucun de ces champs ne donne de responsabilité de groupe, d’accès bénévole ou de droits d’organisateur. L’import ne crée ni équipes, ni rôles, ni affectations, ni comptes utilisateurs. Le quota de personnes de l’organisation reste applicable. Si le résultat signale un échec, vérifiez les personnes et appartenances créées avant de réessayer ; des lignes sans e-mail ni identifiant source pourraient sinon être ajoutées deux fois.

Aucune invitation ni aucun rappel n’est envoyé pendant l’import et l’adhésion n’est pas acceptée automatiquement. Gérez chaque personne importée depuis Personnes lorsque l’annuaire est prêt : invitation Connect, suspension et outils généraux de bénévolat se trouvent dans la même fiche. Chaque membre accepte l’accès et choisit sa visibilité et le partage de son e-mail et téléphone ; les coordonnées importées ne valent pas ces choix. Les nouvelles personnes sont bénévoles potentielles par défaut ; l’accès Éditeur ou Administrateur exige toujours une invitation distincte.

Reprendre les dates des cultes

Pour les dates présentes dans un agenda Google, ouvrez Paramètres → Google Calendar, choisissez Connecter pour importer, accordez la lecture seule, sélectionnez l’agenda et enregistrez la connexion. Ouvrez ensuite Agenda → Importer depuis Google ou Tous les événements → Agendas connectés, choisissez les événements et vérifiez dates et heures avant l’import.

Cette méthode reprend des événements d’agenda. Elle ne reconstruit ni déroulé, ni équipes, ni affectations, ni répertoire de chants. L’importateur de personnes SundayAssist n’accepte pas les fichiers de calendrier .ics. Recréez les dates manuellement si elles ne figurent pas dans un agenda Google connecté. L’import est une copie manuelle : Connect n’écrit pas dans Google et n’applique pas automatiquement les changements ultérieurs. Consultez Paramètres de l’organisation.

Reprendre les chants et fichiers

Pour un répertoire de chants, utilisez les instructions propres à la source dans Passer à Presenter. Après vérification des chants importés, connectez Presenter à la même organisation SundayAssist et utilisez Connexions → Connect → Synchroniser les chants avec Connect. Connect gratuit permet jusqu’à 3 chants ; Complete lève cette limite. Vérifiez le quota affiché avant de migrer un grand répertoire.

Pour un chant isolé, ouvrez Chants et choisissez le bouton plus. Saisissez le titre en première ligne, l’auteur en deuxième et les paroles après une ligne vide. Placez les libellés de sections comme [Verse 1] et [Chorus] sur leur propre ligne et conservez les accords dans le texte comme [C]. Vous pouvez aussi importer un .txt de ce format. Convertissez d’abord le ChordPro brut dans Presenter ; un document Word, PDF ou CSV de liste de chants n’est pas un import de paroles modifiables. Consultez Personnes, groupes, équipes et chants.

Téléversez les fichiers nécessaires dans l’événement ou l’élément concerné. Transférer les paroles d’un chant ne copie pas ses PDF, enregistrements, vidéos ou liens externes. Vérifiez les fichiers et liens depuis une vue bénévole avant le premier culte.

Vérifier le premier culte avant de basculer

1. Vérifiez le fuseau horaire de l’organisation, la date du culte, l’heure de début et la durée.
2. Vérifiez les noms et e-mails, créez les équipes et rôles, et affectez les personnes à l’état brouillon.
3. Comparez le Déroulé avec le culte d’origine, y compris chants répétés, notes et pièces jointes.
4. Ouvrez l’onglet Presenter, puis créez et répétez la présentation correspondante dans Presenter.
5. Envoyez les invitations lorsque le culte est prêt et vérifiez les réponses dans SundayAssist. Une invitation acceptée dans l’ancien système ne vaut pas acceptation dans SundayAssist.

Utilisez le culte terminé comme point de départ des prochaines dates par Événements précédents, ou enregistrez un modèle réutilisable. Poursuivez avec Préparer un événement pour le fonctionnement habituel de Connect.