Organiser les équipes dans le planning

Le Planning des équipes présente les équipes en lignes et les cultes à venir en colonnes. Utilisez-le pour compléter plusieurs plannings sans ouvrir chaque événement.

Une cellule normale ne comporte aucun avertissement non résolu.
L’ambre signale des places explicitement prévues mais encore libres, ou des suggestions à vérifier.
Une bande jaune Double affectation dans l’en-tête d’un événement signifie qu’au moins une personne est prévue dans plusieurs équipes pour ce culte. Ses pastilles d’affectation et icônes de disponibilité portent aussi un triangle jaune.
Indisponible en rouge signifie qu’une personne est prévue pendant une absence enregistrée.
Les pastilles indiquent l’état de réponse actuel de chaque personne.

Ouvrez Double affectation pour voir les personnes et équipes concernées. Un cumul comme prédication et accueil peut être volontaire si les responsabilités interviennent à des moments différents ; vérifiez les horaires du culte avant de le conserver.

Enregistrer un ordre personnalisé des lignes

Survolez une ligne d’équipe pour révéler sa poignée, puis faites-la glisser vers une autre ligne. Elle flotte au-dessus de la grille pendant que les autres lui font place. Appuyez sur Échap pour annuler. Sur écran tactile, la poignée reste visible. Vous pouvez aussi lui donner le focus et utiliser les flèches haut et bas.

Le premier déplacement ouvre Enregistrer la vue du planning. Saisissez un nom. Partager avec l’équipe est coché au départ ; décochez pour une vue privée. Tout organisateur peut créer des vues. Les vues privées vous appartiennent ; les vues partagées apparaissent aux autres organisateurs de votre Église. Seul le créateur peut modifier ou supprimer une vue, et les collègues peuvent utiliser l’icône de copie pour créer la leur.

Choisissez une vue enregistrée ou Ordre par défaut dans Vue du planning, à droite du filtre d’équipe. Connect mémorise votre choix sur cet appareil pour votre compte et votre Église. Après réorganisation d’une vue enregistrée, choisissez Enregistrer les modifications ou Rétablir. Les icônes de modification, copie et suppression apparaissent à côté de chaque vue dans la liste. Utilisez la modification pour renommer la vue ou changer son partage.

Cliquer sur une ligne d’équipe ou sa poignée ouvre son panneau latéral. Cliquer de nouveau la garde sélectionnée. Survolez le panneau pour révéler la poignée sur son bord gauche, puis faites-la glisser pour changer sa largeur. Connect mémorise cette largeur pour votre compte sur cet appareil.

Les vues ne conservent que l’ordre des lignes. Vos filtres restent en place, les équipes masquées restent masquées et les affectations ne changent pas. Les nouvelles équipes apparaissent à la fin des vues personnalisées. Les exports suivent l’ordre affiché.

Utiliser Préparer le planning

Choisissez les équipes visibles avec le filtre compact. Mes équipes sélectionne celles que vous dirigez ; c’est un raccourci de vue, pas une restriction d’accès. Choisissez Préparer le planning pour le parcours en trois étapes. Chaque ligne propose aussi des raccourcis vers les demandes de disponibilités, les suggestions de planning et les invitations. Les raccourcis de disponibilités et d’invitations ouvrent l’étape correspondante pour cette équipe ; les ouvrir n’envoie rien.

Lorsqu’un filtre d’équipe est actif, choisissez le × à côté du filtre pour revenir à Toutes les équipes sans ouvrir le menu. Cela efface aussi Mes équipes ; les équipes masquées restent masquées. Effacer reste disponible dans le menu du filtre.

1. Demander les disponibilités

Choisissez les équipes visibles, une équipe ou explicitement Toutes les équipes comme destinataires. Toutes les équipes comprend aussi les équipes éligibles masquées par votre filtre ; les suggestions et invitations suivent toujours les équipes visibles. Les destinataires proviennent de la liste Qui peut servir de chaque équipe et de son admissibilité aux événements, même si ceux-ci n’ont aucune place libre. Les demandes de disponibilités nécessitent Complete.

La période initiale est Reste de l’année. Choisissez Modifier pour ajuster ses dates ou utilisez un raccourci comme Ce trimestre ou Les 6 prochains mois. La période demandée peut différer des semaines visibles du planning. Ajoutez toutes les adresses e-mail manquantes avant d’envoyer.

Après l’envoi, Voir les réponses et les envois répertorie chaque destinataire. Le rapport indique séparément si l’e-mail a été accepté et si la personne a partagé des dates d’indisponibilité, confirmé l’absence de conflit ou n’a pas encore répondu. Il s’ouvre automatiquement lorsqu’une adresse manque ou qu’un envoi échoue. Accepté signifie que le prestataire d’e-mail a accepté le message pour acheminement ; Connect ne peut pas confirmer son arrivée dans la boîte de réception. L’avion en papier reste disponible à côté de toute personne sans réponse, y compris pour un message accepté, afin que vous puissiez renvoyer volontairement cette seule demande. Après correction d’une adresse dans Personnes, actualisez ces détails avant le renvoi pour afficher et utiliser l’adresse actuelle. Si une adresse manque, ajoutez-la sur la même ligne et choisissez Enregistrer et envoyer.

Derniers envois développe l’historique avec les équipes nommées, les périodes, les nombres de liens ouverts et les réponses. Les demandes conservent leur public d’équipe : celle d’une équipe ne remplace pas celle d’une autre. Lorsque tous les membres d’une équipe ont ouvert leur lien, l’auteur de la demande et les responsables reçoivent un e-mail indiquant que les liens ont été ouverts. Ouvrir un lien ne constitue pas une réponse complète ; vérifiez les demandes sans réponse avant d’affecter les personnes, et vous pouvez commencer la préparation plus tôt. Les bénévoles peuvent ajouter des dates disponibles ou indisponibles, puis confirmer que leurs informations sont complètes.

2. Créer une proposition de planning

Choisissez les équipes et les semaines visibles avant de créer la proposition. Connect suggère des personnes parmi celles qui peuvent servir dans chaque équipe, répartit les engagements équitablement, respecte les indisponibilités et évite d’affecter une personne à deux équipes lors du même culte.

Les suggestions ne sont pas encore des affectations. Elles restent ambrées jusqu’à votre vérification et leur application.

Le Planning des équipes n’invente jamais de place à partir de la seule admissibilité d’une équipe. Ajoutez des places dans l’événement sous Équipes et rôles, ou définissez-les dans son type ; une cellule sans rôle reste vide.

3. Vérifier et inviter

Vérifiez chaque suggestion et conflit. N’appliquez que les suggestions souhaitées. Les suggestions non appliquées doivent d’abord être examinées. Les avertissements de disponibilité restent visibles, mais ne bloquent pas l’action d’invitation du Planning des équipes ; ses destinataires peuvent comprendre des personnes en conflit. Examinez ces cas délibérément avant d’envoyer.

Le rapport d’envoi des invitations utilise le même résultat individuel. Vérifiez les personnes marquées À traiter avant de considérer l’envoi terminé ; un résultat réussi reste accessible par Voir les détails.

N’envoyez pas d’invitations simplement parce qu’une proposition existe. Vérifiez l’adéquation au service et les circonstances pastorales ou pratiques que Connect ne peut pas connaître.

Définir qui peut servir

Ouvrez les paramètres d’une équipe pour modifier Qui peut servir.

Cette liste facultative fournit les suggestions de remplissage automatique et les destinataires des demandes de disponibilités. L’affectation manuelle peut toujours choisir n’importe quelle personne de l’annuaire.

Ajoutez une personne ou un groupe réutilisable.
Vérifiez toutes les personnes dans une liste regroupée sans doublons.
Les propriétaires et administrateurs utilisent la couronne à côté d’un nom pour gérer les responsables d’équipe.
Ouvrez Groupes pour consulter ou dissocier les sources de la liste.
Créez un groupe lorsqu’un ensemble de personnes sert habituellement ensemble.

Si une personne appartient à plusieurs groupes liés, la proposition ne la compte qu’une fois. Retirer une équipe du Planning des équipes la désactive pour les prochaines préparations tout en conservant son historique.

Partir d’une équipe de base

Ouvrez une cellule et choisissez un groupe enregistré sous Équipe de base, comme Équipe de louange B. Connect place chaque membre dans le culte sous forme d’affectation individuelle. Les membres indisponibles restent visibles ; vous pouvez choisir Remplacer à côté de la seule personne concernée et sélectionner un remplaçant.

Cliquez de nouveau sur l’équipe de base sélectionnée pour la retirer et effacer toutes les affectations de cette équipe dans ce culte, y compris les remplaçants et les ajouts manuels. D’après… disparaît ; vous pouvez ensuite affecter une personne ou choisir de nouveau une équipe de base.

La cellule affiche le point de départ enregistré et ses exceptions, par exemple D’après Équipe de louange B · 1 changement et Nadine à la place de Suzanne. Utilisez l’action de restauration à côté d’un remplacement, ou Réinitialiser pour rétablir les personnes d’origine dans la composition restante. Les affectations explicitement retirées restent retirées. Pour appliquer à nouveau les membres actuels du groupe, désélectionnez l’équipe de base si elle l’est encore, puis sélectionnez-la de nouveau. Ces changements s’appliquent uniquement à ce culte : ils ne modifient jamais l’Équipe de louange B elle-même, et les changements ultérieurs d’appartenance au groupe ne réécrivent pas silencieusement un planning déjà préparé.

Choisir les événements où une équipe peut servir

Sélectionnez un nom d’équipe et ouvrez ses paramètres. Les propriétaires et administrateurs choisissent ses événements admissibles sous Événements prévus :

Tous les types d’événements, sauf… si l’équipe sert habituellement partout, puis décochez les types non concernés.
Uniquement les types sélectionnés si l’équipe a un rôle précis, puis sélectionnez des types comme Étude biblique.

Ces choix règlent l’admissibilité, pas les effectifs. Les places à pourvoir proviennent des lignes ajoutées sous Équipes et rôles ou copiées depuis le type d’événement. Les choix s’appliquent aussi aux futurs événements créés depuis le même modèle. Les éditeurs voient cette règle réutilisable en lecture seule, mais peuvent ouvrir une cellule pour inclure ou omettre cet événement comme exception. Un événement déjà pourvu reste inclus lorsque la règle générale change ; retirez ses affectations avant de l’omettre directement.

Utilisez la dernière ligne d’équipe pour créer une équipe. Utilisez la dernière colonne d’événement pour ajouter un événement. Les en-têtes de colonnes proposent aussi le code QR de calendrier.

Affecter ou remplacer directement

Sélectionnez une cellule pour ajouter une personne ou un groupe. Connect avertit si le choix est indisponible ou déjà affecté ailleurs dans ce culte. Les affectations de groupe indiquent le nombre de membres indisponibles.

Cliquez de nouveau sur le nom d’une personne affectée pour la retirer en un clic. Retirer agit aussi immédiatement ; Changer/Remplacer ouvre le parcours de remplacement. Pour ne prévoir qu’un intervenant d’une équipe de base, retirez les autres intervenants affectés. Lorsqu’une seule personne reste, son affectation devient automatiquement individuelle et D’après… disparaît. Son état de réponse et l’appartenance à l’équipe restent inchangés.

Retirer une affectation ponctuelle ou issue d’une équipe de base retire aussi sa place supplémentaire. Une place de modèle ou explicitement demandée reste à pourvoir. Retirer la dernière affectation de base efface aussi les anciennes entrées vides de cette base. Pour une équipe de base déjà vide affichant Aucun remplaçant, utilisez une fois la corbeille de la cellule pour la nettoyer. Retirez toute autre place durable sous Équipes et rôles de l’événement lorsqu’elle n’est plus nécessaire.

Lorsqu’une personne a été affectée manuellement sans appartenir à la liste des personnes pouvant servir dans l’équipe, le panneau affiche Personnes hors de cette équipe. Retirer conserve une place de modèle ou explicitement demandée, mais supprime complètement une place ponctuelle ou issue d’une base.

Choisissez Remplacer pour changer une affectation tout en conservant la place. Une personne ayant indiqué Disponible à cette date est présentée avant celles sans préférence, et sa note accompagne cette disponibilité. Les dates sans préférence restent planifiables ; Indisponible a priorité sur une plage disponible qui la chevauche.

Si un membre de l’équipe doit remplacer quelqu’un malgré une absence enregistrée, Affecter quand même exige un deuxième clic. Cette exception vaut uniquement pour ce remplacement manuel et ce culte ; elle n’efface pas les indisponibilités et ne contourne pas une double affectation au même culte. Le remplissage automatique ne fait pas cette exception. Revérifiez les conflits avant d’envoyer les invitations.

Affecter les invités d’un événement

Ouvrez une cellule pour voir les invités existants sous Invités. Cliquez sur un nom pour affecter cette personne à l’équipe ; cliquez de nouveau pour la retirer de l’équipe. Son accès à l’événement reste disponible. Sélectionner un nom n’envoie aucun e-mail. Utilisez la petite action Ajouter un invité en haut à droite pour inviter une nouvelle personne.

Ajouter un invité ouvre le formulaire dans une vue distincte du panneau latéral. Ajouter à l’équipe ouvre de même les paramètres des membres de l’équipe. Utilisez la flèche Retour pour retrouver le même événement et la même équipe, en conservant votre sélection et votre position de défilement. Échap efface d’abord une recherche d’équipe ; si elle est vide, la touche revient en arrière. Le formulaire d’invitation revient aussi avec Annuler ou Échap. Pendant l’envoi, attendez le résultat ; un échec garde le formulaire disponible pour réessayer.

Envoyer un rappel

Utilisez l’avion en papier à côté d’une personne ou d’un invité à l’état invité ou confirmé pour ouvrir Envoyer des rappels. Ce destinataire est présélectionné. L’avion en papier en haut de la cellule ouvre la même liste avec tous les destinataires éligibles sélectionnés. Vérifiez les noms avant l’envoi ; les rappels concernent uniquement cette équipe et ce culte.

Le rapport montre la progression et les éventuels échecs. Réessayez les envois non résolus depuis ce rapport sans répéter ceux qui ont réussi. Envoyer un rappel ne change ni le planning ni les réponses existantes. Le lien d’un invité conserve son accès invité. Les invitations à l’état brouillon et les affectations refusées sont exclues des rappels.

Corriger la disponibilité d’une date de culte

Ouvrez l’icône de disponibilité à côté d’une personne dans la cellule. Les propriétaires, administrateurs et éditeurs peuvent corriger son état en disponible, indisponible ou sans préférence pour le jour calendaire local du culte. Le changement s’applique à toute cette journée, pas seulement à une affectation ; les dates voisines restent telles qu’enregistrées. Vérifiez la date et la personne avant d’enregistrer.

Un avertissement jaune concernant une autre équipe nomme les autres affectations de cette personne dans ce culte. Une personne peut être Disponible et avoir une double affectation ; cela ne compte pas comme Indisponible. Les résumés d’équipe de base distinguent les personnes prévues ailleurs de celles ayant une absence enregistrée. Changer la disponibilité ne retire pas ces affectations et ne résout pas la double affectation. Remplacer ou retirer une personne reste une action distincte du planning.

Examiner et annuler les changements de planning

Choisissez Historique pour voir qui a modifié quelle équipe et quel culte, ce qui a changé et quand. L’historique couvre toutes les équipes et tous les cultes, du plus récent au plus ancien. Utilisez Charger les anciennes modifications pour les entrées antérieures. Les anciennes données peuvent ne pas contenir un nom d’équipe ou de culte qui n’a jamais été enregistré.

Utilisez Annuler la dernière modification du planning ou Rétablir la modification du planning à côté de l’Historique pour vos propres modifications éligibles. Ces commandes sont indisponibles si l’affectation a changé depuis votre modification ou si aucune modification récupérable n’existe. Ouvrez l’Historique pour examiner le travail ultérieur avant de le changer ; l’annulation n’écrase ni l’affectation plus récente d’un collègue ni une réponse plus récente. Attendez la confirmation du résultat et vérifiez le planning mis à jour.

Exporter ou partager le planning filtré

Définissez les semaines visibles et utilisez le filtre pour choisir une équipe, plusieurs ou toutes les équipes visibles, puis Exporter / partager. Le PDF suit exactement ces dates et lignes, dans leur ordre affiché. Il ouvre un aperçu PDF clair avec le nom de votre Église et une petite signature Connect par SundayAssist en bas à gauche. L’icône de l’Église apparaît à gauche, centrée à côté du nom et de la période, avec son cadrage rectangulaire enregistré ; sans icône disponible, seul le nom apparaît. Les événements sont placés en haut, avec les couleurs et noms des équipes. Les cellules non affectées restent vides, et le PDF omet les libellés brouillon et invité. Les équipes de base incluent leurs remplacements enregistrés et les personnes indisponibles restent signalées.

Choisissez English, Nederlands, Français, Español ou Português (Brasil) sous Langue du PDF. La langue de l’application est choisie au départ. La modifier actualise les dates et libellés du PDF sans changer la langue de Connect. Les noms d’Église, d’équipe, d’événement et de personne restent tels que saisis.

Le Format de page démarre sur Automatique · adapter au planning : la feuille grandit avec le nombre de dates, d’équipes et de noms pour garder tout le planning sur une page. Pour imprimer, choisissez plutôt A4, A3, A2 ou A1 paysage. Le même planning se met à l’échelle du format ; choisissez un format plus grand pour agrandir le texte. Le texte et les lignes restent nets à l’agrandissement. Faites défiler l’aperçu pour lire toute la grille, puis choisissez Télécharger le PDF.

Si votre appareil permet le partage de fichiers, Partager le PDF ouvre les options de partage, comme WhatsApp. Choisissez-y les destinataires. Sinon, téléchargez le PDF et joignez-le à un message. Dans l’application Connect, le téléchargement ouvre les options de partage de fichiers de l’appareil pour enregistrer ou envoyer le PDF.

L’onglet Texte / CSV garde les autres formats disponibles : Partager, Copier le texte, Fichier texte et Fichier CSV utilisent les mêmes affectations filtrées. Le partage de texte se rabat sur la copie si le navigateur ne permet pas le partage.

Seules les affectations enregistrées sont incluses. Appliquez d’abord les suggestions que vous souhaitez partager. Les équipes masquées et les événements hors de la période visible sont exclus ; les cellules d’équipe omises ne contiennent aucun nom.

Commandes au clavier

Les flèches passent d’une cellule à l’autre.
Entrée ouvre la cellule sélectionnée.
Saisir lorsqu’une cellule est sélectionnée ouvre la recherche de personnes et de groupes.
Command-clic sur macOS ou Ctrl-clic sur Windows ajoute ou retire une personne visible ; Maj-clic sélectionne la plage visible. Les deux enregistrent immédiatement.
Échap efface d’abord une recherche non vide ; appuyez de nouveau avec une recherche vide pour fermer la cellule ouverte.
Command+G sur macOS ou Ctrl+G sur Windows crée un groupe à partir de la sélection actuelle de plusieurs personnes.

Si la préparation est bloquée

E-mail manquant : ajoutez-le directement à côté de la personne dans Préparer le planning. Pour une demande ouverte, Enregistrer et envoyer ne contacte que cette personne ; les lignes d’invitation proposent leur propre Ajouter un e-mail.
Échec d’envoi : vérifiez l’adresse et réessayez ; ne comptez pas un message en échec comme envoyé.
Aucune suggestion : vérifiez les équipes sélectionnées, les semaines visibles, la liste Qui peut servir de chaque équipe et la présence de places à pourvoir sous Équipes et rôles.
Conflit d’indisponibilité : remplacez la personne ou corrigez une absence enregistrée par erreur.
Demande de disponibilités indisponible : Complete est nécessaire ; demandez à un propriétaire de vérifier Paramètres → Offre et facturation.
Cellules non actualisées : effacez le filtre d’équipe, attendez les données actuelles, puis rouvrez le Planning des équipes.