Préparer un événement

Un événement rassemble le planning des équipes, le déroulé du culte, les fichiers, les collaborateurs et la préparation pour Presenter. Commencez par Équipes et rôles, puis construisez le Déroulé.

Choisir qui peut modifier

La Collaboration est désactivée par défaut pour chaque événement. Les propriétaires, administrateurs et éditeurs peuvent toujours le modifier ; les bénévoles et invités reçoivent un accès en lecture seule au Déroulé. Ils peuvent lire les sections, durées, notes, noms affectés et fichiers, télécharger les pièces jointes et répondre à leurs propres invitations. Ils ne peuvent pas changer les durées, retirer des personnes ni ouvrir les listes de gestion des équipes et invités contenant les réponses des autres personnes.

Pour permettre à l’équipe invitée de travailler sur ce culte :

1. Ouvrez l’événement en tant que propriétaire, administrateur ou éditeur.
2. Ouvrez Autres actions → Partage et accès et activez Collaboration.
3. Attendez la confirmation d’enregistrement.

Tant que cette option est activée, toute personne ayant une invitation active à cet événement, y compris un invité externe, peut modifier son déroulé, ses affectations et ses fichiers, et gérer ses collaborateurs externes. Seuls les propriétaires, administrateurs et éditeurs peuvent changer Collaboration. Décochez-la pour rétablir un accès en lecture seule aux invités ; le travail existant reste dans l’événement.

Ce choix s’applique uniquement à cet événement. Il ne donne ni droit de gestion de l’organisation ni accès aux autres événements. Un invité reste un visiteur limité à l’événement. Pour donner à une personne un accès d’organisateur à tous les événements, utilisez plutôt Paramètres → Accès à l’équipe.

Actions de l’événement

Ouvrez Autres actions dans l’en-tête. Ce menu regroupe le partage et les accès, les rappels et actions de calendrier, ainsi que les façons de réutiliser le culte. Selon vos droits, il comprend :

• Créer un événement similaire — démarrer un nouvel événement à partir de la structure réutilisable de ce culte.

• Code QR de calendrier — partager la date sans donner accès à Connect.

• Définir un rappel — programmer un e-mail de planning regroupé par personne affectée.

• Enregistrer comme modèle — réutiliser la structure éprouvée dans de futurs événements.

• Copier le déroulé vers des événements — copier la structure du déroulé dans les événements choisis.

Copier le déroulé vers des événements démarre avec Remplacer le déroulé existant sélectionné. Appliquer cette option supprime définitivement les sections, éléments et liens de pièces jointes de ces éléments dans les événements cibles, puis recrée le déroulé source. Aucune annulation n’est possible ; le remplacement exige donc un deuxième clic. Cette action ne change ni les affectations Équipes et rôles, ni les réponses, collaborateurs externes ou pièces jointes de niveau événement, et ne copie pas les fichiers sources. Choisissez Fusionner (ajouter à la fin) pour conserver le déroulé cible et ajouter celui de la source après ; vérifiez le résultat, car cela peut créer des sections ou éléments en double.

Un rappel regroupe les rôles d’une personne pour l’événement. Les personnes sans adresse e-mail sont ignorées. Si vous ajoutez une adresse manquante après l’exécution d’un rappel, définissez un nouveau rappel pour lancer un autre cycle d’envoi.

Construire Équipes et rôles

1. Choisissez Ajouter une équipe et ajoutez les équipes qui servent à cet événement.
2. Ajoutez ou renommez les rôles nécessaires sous chaque équipe.
3. Sélectionnez un rôle pour y affecter une personne ou un groupe.
4. Si la personne n’existe pas, créez-la depuis le sélecteur. Ajoutez son e-mail avant d’envoyer des invitations.
5. Dans Équipes prévues, choisissez Envoyer l’invitation à côté d’une nouvelle personne, invitez une équipe depuis sa ligne ou choisissez Inviter tous les bénévoles lorsque le planning complet est prêt. Les actions d’équipe et d’événement n’envoient qu’aux personnes disponibles qui n’ont pas encore été invitées.

Le libellé bleu Invitation envoyée signifie que Connect a transmis l’invitation de cette personne au prestataire d’e-mail ; ce n’est pas un bouton et cela ne prouve pas son arrivée dans la boîte de réception. Une personne nouvellement ajoutée affiche Envoyer l’invitation. Si son adresse manque, choisissez d’abord Ajouter un e-mail, puis envoyez uniquement son invitation.

Les états d’affectation signifient :

Utilisez la barre latérale Personnes et Groupes pour trouver des possibilités d’affectation. Les avertissements rouges Indisponible signalent un chevauchement avec une absence enregistrée. Résolvez-les avant d’inviter.

Construire le Déroulé

1. Choisissez Ajouter une section pour les grandes parties du culte.
2. Choisissez Ajouter un élément dans une section pour les chants, prises de parole, médias et autres actions.
3. Ajoutez un titre, une durée et des notes. Les notes sont incluses dans le transfert vers Presenter.
4. Recherchez dans le répertoire depuis un élément pour lier la bonne fiche de chant.
5. Ajoutez des sous-tâches lorsqu’un élément nécessite plusieurs petites actions.
6. Affectez une personne ou un groupe à une section entière ou à un élément précis.
7. Utilisez la poignée pour réordonner ou déplacer les sections et éléments.

Gardez les titres courts et placez les détails pratiques dans les notes. Lier un chant est préférable à saisir uniquement son titre, car Presenter peut utiliser les paroles et la fiche liées.

Ajouter et retrouver des fichiers

Utilisez le trombone d’un élément pour un fichier propre à ce moment. Utilisez Pièces jointes dans la barre latérale du Déroulé pour les fichiers de l’événement entier. Pièces jointes répertorie les fichiers d’événement et ceux joints aux tâches, avec un aperçu des formats pris en charge.

Connect accepte les images, vidéos, fichiers audio, PDF et PowerPoint. Un abonnement Complete actif fournit 50 Go d’espace média par organisation ; un fichier peut atteindre 50 Go si l’espace restant suffit. Le quota partagé comprend les originaux et les aperçus générés. Les téléversements volumineux affichent leur progression et peuvent reprendre après une coupure tant que l’onglet reste ouvert. Pour une présentation Google Slides, partagez-la d’abord avec Tous les utilisateurs disposant du lien, puis choisissez Importer Google Slides en PDF sous Pièces jointes. Les originaux .ppt et .pptx restent disponibles. Une offre Complete peut créer un aperçu PDF uniquement à partir d’un .pptx ; enregistrez d’abord un ancien .ppt en .pptx.

Les aperçus intégrés et la conversion des aperçus PowerPoint restent limités à 50 Mio. Les originaux plus volumineux peuvent quand même être téléversés. Pour un gros téléchargement, ouvrez la page de la pièce jointe et suivez les indications du navigateur ; Chrome et Edge peuvent enregistrer directement dans un fichier choisi, tandis que les navigateurs sans cette fonction téléchargent via Connect jusqu’à 250 Mio. L’accès est vérifié à l’ouverture ou au téléchargement ; partager un lien Connect ne confère pas d’accès.

Le téléversement, Choisir dans Connect et le quota de stockage restent visibles dans toutes les offres. Connect explique quand un abonnement Complete actif est nécessaire. Si Complete prend fin, les pièces jointes existantes restent lisibles et supprimables selon leurs règles habituelles de conservation ; les nouveaux téléversements exigent un abonnement actif. Un téléversement déjà autorisé peut se terminer.

Utilisez Choisir dans Connect pour trouver un fichier existant et le joindre à ce culte ou à cet élément, y compris s’il a d’abord été téléversé pour un autre culte. Tout type de média pris en charge peut être joint à n’importe quel culte ou élément. Réutiliser un fichier ne le téléverse pas de nouveau et ne décompte pas à nouveau sa taille. Un PowerPoint source et son aperçu PDF sont des fichiers distincts ; choisissez celui qu’il vous faut.

Les liens des pièces jointes expirent 30 jours après la fin du culte. Un fichier partagé reste disponible tant qu’un autre culte l’utilise. Supprimer une pièce jointe, un élément, une section ou un culte retire ses liens ; cela ne supprime pas un fichier utilisé par un autre culte ou conservé dans Connect.

Supprimer une section supprime définitivement chacun de ses éléments et leurs liens de pièces jointes. Les fichiers partagés ou conservés restent protégés par les règles ci-dessus.

Pour une vidéo d’accueil récurrente ou un autre fichier réutilisable, choisissez Conserver dans Connect. Votre organisation peut conserver jusqu’à 10 Go après l’expiration du culte, dans son quota existant de 50 Go. Ces fichiers survivent à la suppression du culte d’origine et restent dans les médias Connect pour une réutilisation ultérieure. Désactiver Conserver dans Connect rétablit les règles de conservation liées aux cultes. Si aucun lien de culte ne subsiste, le fichier est immédiatement mis en attente de suppression. Téléchargez d’abord une copie locale si vous en avez encore besoin. Supprimer l’organisation supprime aussi les médias conservés.

Parcourir les médias de l’Église

Les organisateurs ouvrent Plus → Médias, ou Menu → Médias sur téléphone, pour parcourir les fichiers hors d’un événement particulier. Tous les cultes affiche les fichiers réutilisables ou non rattachés ; Par culte regroupe les pièces jointes temporaires. Recherchez, ouvrez un fichier pour consulter son aperçu et son expiration, ou utilisez Téléverser des fichiers. La commande Stockage indique le quota partagé.

Les fichiers téléversés directement dans Médias restent disponibles 30 jours après l’envoi, sauf s’ils sont liés à un culte ou conservés dans Connect. Sélectionnez des fichiers et choisissez Télécharger la sélection pour un téléchargement groupé. Les navigateurs de bureau compatibles demandent un dossier unique ; les autres enregistrent dans Téléchargements, dans la limite de repli de 250 Mio par fichier. L’application native utilise sa feuille de partage. Une annulation ou un échec arrête le lot et conserve les sélections non terminées pour réessayer. Les mêmes règles d’expiration et de Conserver dans Connect s’appliquent ici.

Importer depuis Canva

Connectez votre compte Canva personnel dans Paramètres → Canva, ou directement par Pièces jointes → Canva. Après l’autorisation dans le navigateur, revenez à Connect ; la connexion est vérifiée de nouveau. Choisissez une présentation, recherchez ou chargez d’autres créations au besoin, puis sélectionnez PDF pour des diapositives que vous avancez vous-même ou MP4 pour une animation minutée. Laissez la plage de pages vide pour toutes les pages.

Connect exporte et télécharge d’abord depuis Canva, puis enregistre le fichier dans le culte. Attendez la confirmation avant de considérer le fichier comme joint. Si l’enregistrement échoue après le téléchargement, réessayez pendant que la fenêtre reste ouverte pour réutiliser l’export téléchargé. Un fichier importé suit les mêmes règles de stockage et de conservation que les autres médias. Les modifications dans Canva nécessitent un nouvel import ; déconnecter Canva ne supprime pas les copies enregistrées.

Si un téléversement échoue, lisez le message avant de réessayer. Utilisez un format pris en charge, vérifiez la connexion et réessayez. Un fichier dont le téléversement a échoué n’est pas joint à l’événement.

Préparer Presenter

Ouvrez Presenter pour examiner comment le déroulé actuel peut devenir une présentation Presenter. Vous y trouvez le récapitulatif du déroulé, l’estimation des éléments, des suggestions utiles et l’indication que Presenter a bien reçu ou non la dernière version de l’événement.

• À jour signifie qu’un accusé de réception réussi correspond à la version actuelle de l’événement.
• Créer localement, Pas encore créé dans Presenter ou Déroulé modifié depuis la dernière synchronisation signifie que Presenter n’a pas encore confirmé les dernières modifications.
• Si le déroulé change après une synchronisation réussie, rouvrez-le dans Presenter et choisissez Créer et ouvrir la présentation automatique. Cela crée une nouvelle présentation, sans fusionner les modifications dans celle que vous avez déjà retouchée. Vérifiez la nouvelle présentation avant le culte.

N’appliquez une suggestion que si elle convient à cet événement : les suggestions modifient le déroulé. L’écran Connect n’indique pas une synchronisation réussie avant de recevoir un accusé de réception Presenter correspondant.

Inviter des collaborateurs externes

Utilisez Invités pour une personne qui doit voir cet événement sans rejoindre l’organisation. Saisissez son nom et son e-mail. Son invitation donne un accès en lecture seule, sauf si Collaboration est activée pour cet événement. Même dans ce cas, un invité ne peut pas ouvrir les rubriques Personnes ou Chants de l’organisation.

Dans le Planning des équipes, sélectionnez une cellule d’équipe pour voir directement les invités de cet événement dans la section Invités. Cliquez sur un nom pour affecter cet invité à l’équipe ; cliquez de nouveau pour retirer cette affectation. Ces clics n’envoient pas d’invitations et ne retirent pas l’invité de l’événement. Utilisez la petite action Ajouter un invité en haut à droite uniquement pour inviter une nouvelle personne. L’affectation des invités dispose du même historique, de la même annulation et du même rétablissement que les autres changements de planning.

Utilisez l’avion en papier à côté d’un invité affecté pour vérifier et envoyer un rappel par e-mail dans la même fenêtre d’envoi que les autres équipiers. Le nom seul active ou retire uniquement l’affectation.

Les invitations suivent les paramètres de confidentialité des e-mails de l’organisation. Un destinataire bloqué ou désabonné ne doit pas être considéré comme invité avec succès ; lisez le résultat d’envoi avant de réessayer.

Utilisez Activité pour consulter les changements de préparation enregistrés. Cet onglet est réservé aux organisateurs et n’apparaît pas dans l’espace événement des bénévoles.

Si un événement semble ne pas être à jour

1. Attendez la Synchronisation en direct et vérifiez si un autre organisateur travaille dessus.
2. Rouvrez l’événement.
3. Vérifiez l’organisation active.
4. Ne répétez que la modification ayant affiché une erreur.
5. Pour une invitation manquante, vérifiez le résultat d’envoi et l’e-mail de la personne. Corrigez l’adresse au besoin ; si le destinataire s’est désabonné, renvoyer ne réactivera pas les e-mails.