Planificar un evento

Un evento reúne los turnos, el orden del culto, los archivos, los colaboradores y la preparación de Presenter. Empieza por Equipo y puestos y después prepara el Programa.

Elige quién puede editar

Colaboración está desactivada inicialmente en cada evento. Los propietarios, administradores y editores pueden editarlo; los voluntarios e invitados reciben acceso de solo lectura al Programa. Pueden leer secciones, duraciones, notas, nombres asignados y archivos, descargar adjuntos y responder a sus invitaciones. No pueden cambiar duraciones, quitar personas ni abrir listas de gestión de turnos e invitados con los estados de respuesta de otros.

Para que el equipo invitado trabaje en este culto:

1. Abre el evento como propietario, administrador o editor.
2. Abre Más acciones → Uso compartido y acceso y activa Colaboración.
3. Espera a la confirmación de guardado.

Mientras esté activada, toda persona con invitación activa al evento, incluidos los invitados externos, puede editar su programa, asignaciones y archivos y gestionar sus colaboradores externos. Solo los propietarios, administradores y editores pueden cambiar Colaboración. Desmárcala para devolver a los invitados a solo lectura; el trabajo existente se conserva.

La elección solo se aplica a este evento. No concede gestión de la organización ni acceso a otros eventos. Un invitado sigue siendo un visitante de ese evento. Para dar acceso a todos los eventos como responsable de planificación, usa Configuración → Acceso del equipo.

Acciones del evento

Abre Más acciones en el encabezado. Agrupa el uso compartido y el acceso, recordatorios y acciones de calendario y formas de reutilizar el culto. Según tu acceso, incluye:

• Crear otro como este: iniciar un evento nuevo desde la configuración reutilizable de este culto.

• Código QR de calendario: compartir la fecha sin dar acceso a Connect.

• Configurar recordatorio: programar un correo conjunto de turnos por persona asignada.

• Guardar como plantilla: reutilizar la estructura probada en futuros eventos.

• Copiar esquema a eventos: copiar el esquema del programa a eventos seleccionados.

Copiar esquema a eventos empieza con Sustituir esquema existente seleccionado. Aplicarlo elimina permanentemente las secciones, partes y enlaces de adjuntos de esas partes del Programa de destino y recrea el esquema de origen. No se puede deshacer, por lo que Sustituir requiere un segundo clic. No cambia asignaciones de Equipo y puestos, respuestas, colaboradores externos ni Adjuntos generales, y no copia los archivos de origen. Elige Combinar (añadir al final) para conservar el esquema de destino y añadir después el de origen; revisa el resultado porque puede duplicar secciones o partes.

Un recordatorio combina los puestos de una persona en el evento. Se omite a quienes no tengan correo. Si añades una dirección ausente después de que se haya enviado, configura otro recordatorio para iniciar un ciclo nuevo.

Prepara Equipo y puestos

1. Elige Añadir equipo y añade los que colaborarán en el evento.
2. Añade o renombra los puestos necesarios de cada equipo.
3. Selecciona un puesto para asignar una persona o grupo.
4. Si la persona no existe, créala desde el selector. Añade su correo antes de enviar invitaciones.
5. En Equipos programados, elige Enviar invitación junto a una persona nueva, invita a un equipo desde su fila o elige Invitar a todos los voluntarios cuando todo esté listo. Las acciones de equipo y evento solo envían a las personas disponibles aún no invitadas.

Una etiqueta azul Invitación enviada significa que Connect ha entregado la invitación de esa persona al proveedor de correo; no es un botón ni demuestra que haya llegado a su buzón. Una persona recién añadida muestra Enviar invitación. Si falta su correo, elige primero Añadir correo y envía solo su invitación.

Los estados de asignación significan:

Usa la barra lateral de Personas y Grupos para encontrar opciones de asignación. Los avisos rojos No disponible indican que una asignación coincide con una ausencia guardada. Resuélvelos antes de invitar.

Prepara el Programa

1. Elige Añadir sección para las partes principales del culto.
2. Elige Añadir parte dentro de una sección para canciones, intervenciones, contenido multimedia y otras acciones.
3. Añade título, duración y notas. Las notas se incluyen en el envío a Presenter.
4. Busca en la biblioteca desde una parte para vincular la canción correcta.
5. Añade subtareas si una parte necesita acciones menores.
6. Asigna una persona o grupo a una sección completa o a una parte individual.
7. Usa el asa para ordenar o mover secciones y partes.

Mantén los títulos breves y coloca los detalles operativos en las notas. Vincular una canción es mejor que escribir solo su título, porque Presenter puede utilizar la letra vinculada y su registro.

Añade y encuentra archivos

Usa el clip de una parte para archivos de ese momento. Usa Adjuntos en la barra lateral de Programa para los generales del evento. Adjuntos enumera ambos y permite previsualizar los archivos compatibles.

Connect acepta imágenes, vídeo, audio, PDF y PowerPoint. Una suscripción activa a Complete ofrece 50 GB por organización; un archivo individual puede ocupar hasta 50 GB si queda espacio suficiente. El cupo compartido incluye originales y vistas previas generadas. Las subidas grandes muestran progreso y pueden reanudarse tras una interrupción mientras mantengas la pestaña abierta. Para una presentación de Google Slides, compártela primero como Cualquier persona con el enlace y elige Importar Google Slides como PDF en Adjuntos. Los originales .ppt y .pptx siguen disponibles. Complete solo puede crear vistas previas PDF de .pptx; guarda antes los .ppt antiguos como .pptx.

Las vistas previas integradas y la conversión de vistas previas de PowerPoint siguen limitadas a 50 MiB. Se pueden subir originales mayores. Para descargas grandes, abre la página del adjunto y sigue sus indicaciones para el navegador; Chrome y Edge pueden guardar directamente en un archivo elegido, mientras los navegadores sin esa función pueden descargar mediante Connect archivos de hasta 250 MiB. El acceso se comprueba al abrir o descargar; compartir un enlace de Connect no lo concede.

Subir, Elegir de Connect y el cupo de almacenamiento permanecen visibles en todos los planes. Connect explica cuándo hace falta una suscripción activa a Complete. Si termina, los adjuntos existentes siguen siendo legibles y eliminables según sus reglas habituales de conservación; las subidas nuevas requieren suscripción activa. Una subida ya autorizada puede terminar.

Usa Elegir de Connect para encontrar un archivo existente y adjuntarlo al culto o a una parte, incluidos los subidos inicialmente para otro culto. Cualquier tipo compatible puede adjuntarse a cualquier culto o parte. Reutilizar no vuelve a subir ni contabilizar sus bytes. Un original de PowerPoint y su vista previa PDF son archivos distintos; elige el que necesites.

Los enlaces de adjuntos caducan 30 días después de terminar el culto. Un archivo compartido sigue disponible mientras otro culto lo utilice. Eliminar un adjunto, parte, sección o culto quita sus enlaces; no elimina un archivo que use otro culto o esté conservado en Connect.

Eliminar una sección borra permanentemente todas sus partes y enlaces de adjuntos. Los archivos compartidos o conservados siguen protegidos por las reglas anteriores.

Para un vídeo de bienvenida recurrente u otro archivo reutilizable, elige Conservar en Connect. Tu organización puede mantener hasta 10 GB después de la caducidad del culto, dentro de sus 50 GB existentes. Estos archivos sobreviven a la eliminación del culto original y permanecen en Multimedia para reutilizarlos. Desactivar Conservar en Connect devuelve el archivo a sus reglas de conservación por culto. Si no quedan enlaces a cultos, se pone en cola para eliminarlo inmediatamente. Descarga antes una copia local si la necesitas. Eliminar la organización también borra los archivos conservados.

Explora los archivos multimedia de la iglesia

Los responsables abren Más → Multimedia, o Menú → Multimedia en un teléfono, para explorar archivos fuera de un evento concreto. Entre cultos muestra los reutilizables o no adjuntados; Por culto agrupa los adjuntos temporales. Busca, abre un archivo para ver su vista previa y caducidad o usa Subir archivos. Almacenamiento muestra el cupo compartido.

Los archivos subidos directamente a Multimedia están disponibles 30 días desde la subida salvo que se vinculen a un culto o se conserven en Connect. Selecciona varios y elige Descargar selección para un lote. Los navegadores de escritorio compatibles piden una carpeta; los demás guardan mediante Descargas, con el límite alternativo de 250 MiB por archivo. La aplicación nativa usa sus opciones de compartir. Cancelar o una descarga fallida detiene el lote y conserva las selecciones pendientes para reintentar. Se aplican las mismas reglas de caducidad y Conservar en Connect.

Importa desde Canva

Conecta tu cuenta personal de Canva en Configuración → Canva o directamente desde Adjuntos → Canva. Tras aprobar en el navegador, vuelve a Connect; comprueba de nuevo la conexión. Elige una presentación, busca o carga más diseños si hace falta y selecciona PDF para diapositivas que avanzarás tú o MP4 para animaciones temporizadas. Deja el intervalo vacío para todas las páginas.

Connect primero exporta y descarga de Canva y después guarda el archivo en el culto. Espera a la confirmación antes de considerarlo adjunto. Si falla el guardado después de descargar, reintenta con el diálogo abierto para reutilizar la exportación. El archivo importado sigue las mismas reglas de almacenamiento y Conservar en Connect. Los cambios de Canva requieren otra importación; desconectar no elimina las copias guardadas.

Si falla una subida, lee el mensaje antes de reintentar. Usa un tipo compatible, comprueba la conexión y vuelve a intentarlo. Una subida fallida no queda adjunta al evento.

Prepara Presenter

Abre Presenter para revisar cómo puede convertirse el programa actual en una presentación. Muestra el resumen, la estimación de elementos, sugerencias útiles y si Presenter ha confirmado la última versión del evento.

• Actualizado significa que un comprobante correcto coincide con la versión actual.
• Crear localmente, Aún no creado en Presenter o El programa ha cambiado desde la última sincronización significa que Presenter aún no ha confirmado los últimos cambios.
• Si el programa cambia después de una sincronización correcta, ábrelo otra vez en Presenter y elige Crear y abrir presentación automática. Crea una presentación nueva; no combina los cambios con otra que ya hayas editado. Revísala antes del culto.

Aplica una sugerencia solo si corresponde a ese evento; las sugerencias cambian el programa. Connect no indica una sincronización correcta hasta recibir un comprobante coincidente de Presenter.

Invita a colaboradores externos

Usa Invitados para alguien que deba ver el evento sin unirse a la organización. Introduce su nombre y correo. La invitación da solo lectura salvo que esté activada Colaboración. Incluso con ella activa, un invitado no puede abrir Personas o Canciones de toda la organización.

En Turnos, selecciona una celda de equipo para ver a los invitados del evento directamente en Invitados. Pulsa un nombre para asignarlo a ese equipo y de nuevo para quitar esa asignación. Estos clics no envían invitaciones ni quitan al invitado del evento. Usa la pequeña acción Añadir invitado de arriba a la derecha solo para invitar a alguien nuevo. Sus asignaciones admiten el mismo historial, deshacer y rehacer que el resto de cambios de turnos.

Usa el avión de papel junto a un invitado asignado para revisar y enviar un recordatorio por el mismo diálogo de entrega que los otros miembros. El nombre por sí solo solo activa o desactiva su asignación.

Las invitaciones siguen la configuración de privacidad del correo. Un destinatario bloqueado o dado de baja no debe considerarse invitado correctamente; lee el resultado antes de reintentar.

Usa Actividad para revisar los cambios registrados. Esta pestaña es para responsables de planificación y no aparece en el espacio de eventos de voluntarios.

Si un evento parece desactualizado

1. Espera a Sincronización en directo y comprueba si otro responsable está editando.
2. Vuelve a abrir el evento.
3. Comprueba la organización activa.
4. Repite solo el cambio que haya mostrado un error.
5. Si falta una invitación, revisa la entrega y el correo de la persona. Corrígelo si hace falta; si el destinatario se dio de baja, reenviar no reactivará los correos.